Sous l'autorité du Maire et de la hiérarchie, l'agent assure des missions administratives polyvalentes liées au secrétariat général de mairie, à l'accueil du public et au suivi administratif des dossiers.
A. Accueil et secrétariat général
- Gestion quotidienne du secrétariat de mairie ;
- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires institutionnels ;
- Renseignement de premier niveau auprès des administrés ;
- Aide à l'accueil en renfort si nécessaire ;
- Gestion du standard téléphonique ;
- Réception, traitement et diffusion des informations ;
- Traitement du courrier arrivé et départ : réception, enregistrement, scan, classement et archivage ;
- Rédaction et saisie de courriers, comptes rendus et documents administratifs ;
- Réalisation de travaux de bureautique divers ;
- Classement et archivage des documents administratifs.
B. Secrétariat du Maire
- Gestion de l'agenda du Maire ;
- Prise et suivi des rendez-vous ;
- Rappels et organisation des réunions et déplacements ;
- Préparation des convocations et suivi des réponses de présence ;
- Tenue des listings de participation aux réunions ;
- Organisation des réceptions et cérémonies officielles ;
- Commande de fleurs pour les mariages, décès et cérémonies diverses ;
- Gestion et préparation de la salle d'honneur selon les besoins et manifestations.
C. Urbanisme
- Réception et traitement des dossiers d'urbanisme ;
- Renseignement des usagers sur les démarches et procédures d'urbanisme ;
- Suivi administratif des dossiers.
D. Conseil municipal et élections
- Préparation des convocations au Conseil municipal ;
- Saisie et mise en forme des comptes rendus et procès-verbaux des Conseils municipaux ;
- Préparation, rédaction et saisie des arrêtés municipaux ;
- Préparation et rédaction des délibérations ;
- Transmission dématérialisée des documents administratifs ;
- Suivi des procédures et décisions administratives ;
- Rendre compte régulièrement à la hiérarchie ;
- Préparation matérielle et administrative des élections ;
- Établissement et suivi des procès-verbaux électoraux.
E. Suivi administratif
- Gestion des visites médicales des agents : convocations, suivi et classement des comptes rendus ;
- Gestion des médailles du travail ;
- Préparation et rédaction de documents administratifs : notes de service, contrats, arrêtés et courriers ;
- Suivi des petits travaux et tenue du cahier des travaux.