Service administratif / Promotion interne

POSITION DANS L'ORGANISATION

Filière : Administrative
Grades : Adjoint administratif principal de 2ème classe.

Poste : Secrétaire de Mairie
Service : Service administratif
Date de création du poste (délibération) : Délibération n°2025-05-01 du 28 Juillet 2025
Supérieur hiérarchique direct : M Pierre-François TROGI
Fonction : Secrétaire Général
Responsable hiérarchique : M le Maire
Encadrement : Non

Mission(s) principale(s)

1) Gérer l'Etat Civil de la Commune
2) Instruire les dossiers d'urbanisme
3) Organiser le Commission Communale des Impôts Directs (CCID)
4) Gestion de dossiers administratifs divers
5) Tenir le secrétariat de la commune

Tâches à réaliser :

1) Gérer l'Etat Civil de la Commune

- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat-Civil.
- Préparer et rédiger les actes d'Etat Civil (naissance, mariage, PACS, décès, changement de nom...)
- Gérer les dossiers de mariage, PACS, parrainage civil et changement de nom.
- Délivrer les copies et extraits d'actes.
- Apposer les mentions marginales
- Tenir les registres d'Etat Civil (ouverture, clôture et tenue des tables annuelles et décennales).
- Assister et conseiller les élus dans ce domaine.
- Organiser le suivi et le classement, de manière physique et électronique, de l'ensemble des dossiers en matière d'Etat-Civil.
- Préparer les autorisations administratives en matière funéraire.








2) Instruire les dossiers d'urbanisme

- Instruire les demandes d'autorisation d'urbanisme (permis de construire, d'aménager, de démolir, déclarations préalables) et certificats d'urbanisme avec prise en charge de la totalité des phases et tâches de l'instruction : vérifier la conformité des projets au regard du PLU, enregistrer les dossiers, établir les arrêtés et transmettre au contrôle de légalité.
- Lire et analyser les différents projets au regard du droit, et notamment du Plan Local d'Urbanisme communal.
- Saisir les services compétents dans le cadre des consultations obligatoires, mais aussi, au besoin, des services pouvant contribuer à l'expression de la décision.
- Suivre et organiser l'instruction dans le respect des procédures et des délais règlementaires.
- Synthétiser les éléments et avis de l'instruction et proposer une décision sécurisante à la signature de l'Elu.
- Organiser le suivi des dossiers, et notamment les différentes notifications.
- Accueillir, renseigner et conseiller les usagers et maîtres d'ouvrages.
- Assurer une veille juridique et un rôle de conseil en direction des élus dans le domaine de l'urbanisme.
- Enregistrer et suivre les déclarations d'intention d'aliéner.
- Suivre les taxes d'aménagement.
- Répondre aux demandes des notaires.
- Suivre les procédures contentieuses.


3) Organiser la Commission Communal des Impôts Directs (CCID).

- Préparation et présentation des éléments nécessaires aux délibérations de la CCID.
- Participation aux réunions de la commission
- Suivi des décisions prises par la commission.

4) Gérer divers dossiers administratifs

- Établir les certificats d'adressage suite à la mise en place de l'adressage normalisé.
- Gérer et suivre la déclaration de meublés de tourisme.
- Établir et délivrer les relevés de propriété et extraits de plans cadastraux.
- Tenir à jour le fichier électoral (Inscriptions/Radiations) et participer à l'organisation des élections.

5) Tenir le secrétariat de la commune

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, informer et suivre les demandes des usagers.
- Contribuer à répondre à des courriers divers (particuliers, administrations)



CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE

Lieu : Mairie d'APPIETTO
Quotité : Temps complet 37 heures trente avec 15 jours de RTT en compensation
Horaires : 8h30-13h30/14h-16h30

Relations internes et externes

- Relations permanentes avec le public
- Relations avec les élus
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité)
- Contacts, échanges d'informations, voire développement de partenariats avec les institutions ou entreprises privées et les associations

Modalités d'organisation du travail : Travail seul et en équipe

Contraintes liées au travail

- Travail en bureau
- Présence de pics d'activités
- Contact avec le public
- Charge mentale