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SYND MIXTE DES MOBILITES DE L'AIRE GRENOBLOIS (SMMAG)
SMMAG - Chargé de suivi administratif et financier (F/H)
Grenoble (Isère (38))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Contrat de projet
Plein temps
Finances
Publié il y a 6 jours
Description du poste
Dans le cadre du surcroît d’activité induit par l’extension du dépôt d’Eybens, le chargé de suivi administratif et financier aura pour mission de renforcer l’équipe en vue de :
Garantir l’exécution sécurisée des contrats, conventions, dispositifs contractuels, notamment dans ses pièces administratives et financières ;
Accompagner les services opérationnels dans la préparation et l’exécution budgétaire de ces contrats ;
Contribuer à la fiabilisation du suivi de l’activité du service et à la maîtrise financière des dépenses.
Garantir l’exécution sécurisée des contrats, conventions, dispositifs contractuels, notamment dans ses pièces administratives et financières ;
Accompagner les services opérationnels dans la préparation et l’exécution budgétaire de ces contrats ;
Contribuer à la fiabilisation du suivi de l’activité du service et à la maîtrise financière des dépenses.
Votre mission
ctivité 1 : Préparer et suivre les budgets du SMMAG (1 budget principal et 2 budgets annexes)
- Recueil des besoins et des éléments d’évolution du budget : préparer les tableaux de bord par opération avec les éléments d’exécution budgétaire permettant aux services opérationnels d’établir leurs propositions de crédits
- Participer aux réunions de présentation / arbitrages budgétaires
- Assurer un reporting financiers des opérations suivies auprès des services opérationnels, prévoir à ce titre des rendez-vous de suivi réguliers au cours de l’année (notamment en phase de préparation ou modification budgétaire)
- En lien avec le chargé de budget, créer les lignes d’imputation budgétaires manquantes et/ou procéder aux virements de crédits
- Participer à la planification pluriannuelle des investissements : mettre à jour les AP/CP pour le budget 2027
- Préparer la clôture budgétaire (rattachements, …)
- Suivre les budgets des programmes, opérations et tranches confiées, assurer les alertes aux chargés d’opération concernés en cas de difficulté d’exécution budgétaire
Activité 2 : Piloter le suivi administratif et financier des marchés publics et contrats de quasi-régie
- Coordonner avec les équipes opérationnelles la préparation des marchés publics : planification des marchés à lancer, viser les clauses liées à l’exécution administratives et financières, rédaction des pièces administratives pour les marchés d’un montant inférieur à 40 000€ HT avec l’aide du référent commande publique
- Assurer l’exécution financière des marchés publics en lien avec les chargés d’opérations : établir et suivre les ordres de service, assurer les opérations de suivi et de contrôle, appliquer les pénalités associées, gérer les sous- traitants et les cotraitants, assurer les reconductions etc.
- Gérer les modifications du marché initial : suivre et contrôler les prix (actualisation, révision, nouveaux prix), gérer et suivre les avenants en préparant les actes administratifs associés
- Effectuer le règlement des marchés, le paiement des avances et leur remboursement, et la libération des garanties
- Sécuriser la fin des relations contractuelles en lien avec les chargés d’opérations : effectuer le suivi des réceptions, traiter les DIUO (dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage) et les DOE (dossier des ouvrages exécutés),
- Contrôler et prendre en charge les décomptes généraux et définitifs, gérer les fins des garanties financières ; instruire les éventuelles réclamations formulées par les titulaires des marchés
- Veiller au classement et à l’archivage des documents et pièces relatifs aux marchés et conventions en respectant le plan de classement informatique et physique et les procédures en matière d’archivage
Activité 3 : Exécuter les conventions financières du SMMAG en dépenses et en recettes.
Il peut s’agir de conventions concernant des subventions, fonds de concours, conventions de co-maîtrise d’ouvrage ou de groupements de commande
- Assurer un pilotage des conventions financières, en lien avec la chargé d’optimisation pour le volet recettes : subventions, co-maîtrise d’ouvrage, fonds de concours communaux
- Accompagner au besoin les assistantes dans l’établissement des mandats et titres selon les modalités prévues pour chaque convention, produire les documents justificatifs et courriers nécessaires
- Pour toutes les conventions, demander aux partenaires les pièces nécessaires (bilans etc.) en lien avec les services opérationnels
Activité 4 : Rédiger les délibérations pour les matières relevant des attributions du service
- Prévoir, inscrire et rédiger dans le logiciel WEBDELIB les délibérations afférentes aux contrats / marchés / conventions suivis
- Prendre en charge leur exécution (signature, dépôt préfecture, notification)
Activité 5 : Classer et archiver les dossiers gérés
- Réaliser le classement physique et informatique ainsi que l’archivage des dossiers
Activité 6 : Assurer la suppléance des collègues du service lors des absences
- Recueil des besoins et des éléments d’évolution du budget : préparer les tableaux de bord par opération avec les éléments d’exécution budgétaire permettant aux services opérationnels d’établir leurs propositions de crédits
- Participer aux réunions de présentation / arbitrages budgétaires
- Assurer un reporting financiers des opérations suivies auprès des services opérationnels, prévoir à ce titre des rendez-vous de suivi réguliers au cours de l’année (notamment en phase de préparation ou modification budgétaire)
- En lien avec le chargé de budget, créer les lignes d’imputation budgétaires manquantes et/ou procéder aux virements de crédits
- Participer à la planification pluriannuelle des investissements : mettre à jour les AP/CP pour le budget 2027
- Préparer la clôture budgétaire (rattachements, …)
- Suivre les budgets des programmes, opérations et tranches confiées, assurer les alertes aux chargés d’opération concernés en cas de difficulté d’exécution budgétaire
Activité 2 : Piloter le suivi administratif et financier des marchés publics et contrats de quasi-régie
- Coordonner avec les équipes opérationnelles la préparation des marchés publics : planification des marchés à lancer, viser les clauses liées à l’exécution administratives et financières, rédaction des pièces administratives pour les marchés d’un montant inférieur à 40 000€ HT avec l’aide du référent commande publique
- Assurer l’exécution financière des marchés publics en lien avec les chargés d’opérations : établir et suivre les ordres de service, assurer les opérations de suivi et de contrôle, appliquer les pénalités associées, gérer les sous- traitants et les cotraitants, assurer les reconductions etc.
- Gérer les modifications du marché initial : suivre et contrôler les prix (actualisation, révision, nouveaux prix), gérer et suivre les avenants en préparant les actes administratifs associés
- Effectuer le règlement des marchés, le paiement des avances et leur remboursement, et la libération des garanties
- Sécuriser la fin des relations contractuelles en lien avec les chargés d’opérations : effectuer le suivi des réceptions, traiter les DIUO (dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage) et les DOE (dossier des ouvrages exécutés),
- Contrôler et prendre en charge les décomptes généraux et définitifs, gérer les fins des garanties financières ; instruire les éventuelles réclamations formulées par les titulaires des marchés
- Veiller au classement et à l’archivage des documents et pièces relatifs aux marchés et conventions en respectant le plan de classement informatique et physique et les procédures en matière d’archivage
Activité 3 : Exécuter les conventions financières du SMMAG en dépenses et en recettes.
Il peut s’agir de conventions concernant des subventions, fonds de concours, conventions de co-maîtrise d’ouvrage ou de groupements de commande
- Assurer un pilotage des conventions financières, en lien avec la chargé d’optimisation pour le volet recettes : subventions, co-maîtrise d’ouvrage, fonds de concours communaux
- Accompagner au besoin les assistantes dans l’établissement des mandats et titres selon les modalités prévues pour chaque convention, produire les documents justificatifs et courriers nécessaires
- Pour toutes les conventions, demander aux partenaires les pièces nécessaires (bilans etc.) en lien avec les services opérationnels
Activité 4 : Rédiger les délibérations pour les matières relevant des attributions du service
- Prévoir, inscrire et rédiger dans le logiciel WEBDELIB les délibérations afférentes aux contrats / marchés / conventions suivis
- Prendre en charge leur exécution (signature, dépôt préfecture, notification)
Activité 5 : Classer et archiver les dossiers gérés
- Réaliser le classement physique et informatique ainsi que l’archivage des dossiers
Activité 6 : Assurer la suppléance des collègues du service lors des absences
Profil recherché
Statut : Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux (contractuel ou titulaire par voie de détachement)
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Niveau BAC à BAC+2 spécialité gestion administrative et financière
Expérience souhaitée : dans un poste similaire
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Réglementation de la commande publique, les marchés publics, l’élaboration de contrat
Règles de comptabilité publique
SAVOIR FAIRE
Utiliser l’outil informatique (tableur, traitement de texte) et les logiciels métiers tel que Grand Angle
Effectuer différents calculs : révision de prix sur la base de formules indiquées dans les CCAP des marchés publics
Aisance rédactionnelle
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme
Savoir partager et faire circuler de l’information
Savoir travailler en équipe
Être autonome
Discrétion, confidentialité
Aisance relationnelle (contacts réguliers avec les services opérationnels, les prestataires extérieurs, la trésorerie principale, les usagers)
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Niveau BAC à BAC+2 spécialité gestion administrative et financière
Expérience souhaitée : dans un poste similaire
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
Réglementation de la commande publique, les marchés publics, l’élaboration de contrat
Règles de comptabilité publique
SAVOIR FAIRE
Utiliser l’outil informatique (tableur, traitement de texte) et les logiciels métiers tel que Grand Angle
Effectuer différents calculs : révision de prix sur la base de formules indiquées dans les CCAP des marchés publics
Aisance rédactionnelle
SAVOIR ETRE
Rigueur / Organisation / Méthode / Pragmatisme
Savoir partager et faire circuler de l’information
Savoir travailler en équipe
Être autonome
Discrétion, confidentialité
Aisance relationnelle (contacts réguliers avec les services opérationnels, les prestataires extérieurs, la trésorerie principale, les usagers)
Autres informations
Non renseignées