• Assurer l’accueil téléphonique, mail et physique ;
• Gérer les courriers arrivés et départs, suivre les fiches de transmission et les attributions aux agents, renseigner le tableau de suivi des courriers ;
• Gérer / suivre les parapheurs, en relation avec le secrétariat du DGS, du Cabinet ou de la DRH ;
• Accueillir les nouveaux agents et effectuer les demandes nécessaires à leur installation ;
• Assurer et suivre les demandes de fournitures et de petits matériels ;
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de procédures internes ;
• Proposer et mettre à jour les modèles de documents et les diffuser à la direction ;
• Gérer les plannings (réunions, congés, télétravail, coworking…) ;
• Préparer les intérims du directeur et des chefs de service ;
• Aider dans l’organisation des réunions de direction et certaines réunions stratégiques. Le cas échéant, rédiger les comptes rendus ;
• Organiser les déplacements hors département, du directeur et des cadres du service, en relation avec la DRH ;
• Assurer le rôle de correspondant archive pour la direction ;
• Rédiger des courriers simples sur certains sujets non techniques ;
• Organiser les tâches et les absences, en binôme avec la secrétaire-comptable, afin d’assurer la continuité de service.

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures afférentes ;
• Utilisation de l’outil informatique, des applications bureautiques et idéalement des outils informatiques de la collectivité ;
• Notions ou connaissances des GED seraient appréciées ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Sens de l’initiative, rigueur, disponibilité, autonomie et réactivité ;
• Sens du relationnel et aptitude au travail en équipe ;
• Adaptabilité et polyvalence ;
• Sens du devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Non renseignées