√ Organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des Services :
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire et du Directeur Général des Services,
- Organiser les déplacements du Maire et du Directeur Général des Services,
- Préparer les notes de synthèse et dossiers pour les réunions / rdv du Maire et DGS,
- Établir une relation de confiance avec le Maire et le Directeur Général des Services,
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages,
- Relais d’informations descendants et ascendants auprès de la Direction et des services,
- Suivi des demandes des élus et contrôle de leur traitement,
- Suivi des décisions du Maire et du DGS et de leur exécution,
- Contrôle et suivi des notes établis par les services destinées au Maire et au DGS.

√ Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

√ Service des assemblées :
- Établir les rétroplannings des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions…), pilotage du calendrier institutionnel de la collectivité,
- Rédiger les ordres du jour du conseil municipal et du bureau municipal en concertation avec le Maire ou le Directeur Général des Services,
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la Direction Générale,
- Rédiger les convocations des conseils municipaux,
- Respecter les délais de transmissions des convocations et documents avant la réunion,
- Rédiger les notes explicatives de synthèse,
- Établir les dossiers des conseils municipaux, transmission des dossiers destinés aux élus,
- Participation systématique aux conseils municipaux,
- Rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus des conseils municipaux,
- Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du conseil municipal et des décisions du Maire,
- Gestion de la dématérialisation des délibérations, des décisions du Maire et des documents annexes (de la préparation à la transmission au contrôle de légalité),
- Tenue et classement des registres des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés),
- Suivi des échéances réglementaires (contrôle de légalité, publicité des actes, convocations…).

√ Organisation et de la planification des réunions / Organisation des dossiers stratégiques de la Direction Générale :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire et/ou le Directeur Général des Services (bureau municipal, réunion de services),
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
- Rédaction des comptes rendus de réunion de Direction et suivi des décisions,
- Coordination des dossiers stratégiques de la Direction Générale,
- Élaboration de tableaux de bord pour le Maire et le DGS.

√ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers,
- Maîtrise des logiciels métiers (parapheur électronique, gestion des actes, délibérations…).

√ Gestion du courrier :
- Enregistrement et répartition du courrier arrivé, courriels et invitations,
- Transmission du courrier arrivé aux services,
- Référent du parapheur électronique et des circuits de validation.

√ Gestion de dossiers administratifs :
- Rédaction des courriers,
- Recherche d’informations pour le montage des dossiers,
- Vérification des informations, notamment réglementaires,
- Mise en forme et présentation des dossiers,
- Suivi des dossiers administratifs.

Compétences professionnelles requises pour le poste (savoir-faire) :
- Maîtrise d’outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, outils de planification et de la messagerie électronique OUTLOOK).
- Maîtrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication.
- Maîtrise parfaite des règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Maîtrise parfaite des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Élaboration de tableaux de bord et outils de planification et suivi.
- Maîtrise de techniques de secrétariat (prise de notes,...).
- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu.
- Connaissance requise du fonctionnement de la collectivité territoriale et des services.
- Capacité à mobiliser et à motiver.
- Excellente connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des procédures des assemblées délibérantes.
- Capacités d’analyse et de synthèse.
- Gestion de projets.

Compétences comportementales requises pour le poste (savoir-être) :
- Capacités relationnelles et de communication.
- Sens politique et institutionnel.
- Diplomatie.
- Confidentialité absolue.
- Capacité à gérer les situations sensibles.
- Aptitude à travailler dans l’urgence.
- Forte capacité d’anticipation.
- Excellente présentation et qualité rédactionnelle.
- Capacité d’organisation du temps de travail et de gestion des priorités et des imprévus.
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
- Autonomie, réactivité,
- Qualité des relations humaines et volonté de travailler en équipe.
- Très forte disponibilité et sens du service public.
- Esprit d’initiative, force de proposition.
- Loyauté.

Non renseignées