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Un assistant ou une assistante au coordinateur pour l'offre de séjours

Emploi MAIRIE DE TOULOUSE

Toulouse (Haute-Garonne)

Non renseigné

Citoyenneté, population Emploi permanent Plein temps

Description

La Direction Enfance-Loisirs (DEL) est en charge de la politique du loisir extrascolaire pour les 3/17 ans. Elle propose plusieurs formules de loisirs les mercredis et pendant les vacances scolaires à Toulouse et dans 4 centres de vacances extérieurs. Elle promeut la culture ludique avec le développement de ludothèques et l'organisation de manifestations. La DEL soutient également les opérateurs associatifs conventionnés et accueille des groupes constitués dans ses établissements.
En tant qu'assistant au coordinateur des séjours vacances, vous participez au bon fonctionnement du pôle offre de séjours et sites extérieurs en assurant la gestion administrative et notamment la partie recrutement en lien direct avec l'équipe des
coordinateurs.

Au titre de vos missions quotidiennes, vous serez mené à :
- renseigner l'état du dossier administratif et du contrat de l'agent dans le fichier équipe du SharePoint Offre de Séjours
- constituer le fichier candidat annuel (sur le SharePoint) et le vivier Offre de Séjours à partir du vivier global DEL
- tenir le standard téléphonique (répondre, clarifier, orienter, noter)
- reporter les noms des agents recrutés sur le tableau Teams Paie
- gérer, saisir et actualiser une base d'informations RH
- renseigner le temps de travail des agents pendant la préparation et le déroulé des séjours
- renseigner le fichier candidats de façon exhaustive
- concevoir des supports de suivi et de gestion
- mettre à jour les disponibilités des agents dans le fichier candidats du service Offre de Séjour
- synthétiser et présenter des informations, préparer des dossiers

Au titre des missions spécifiques :
- gestion des demandes dématérialisées
- accueil physique et téléphonique
- trier, classer et archiver des documents
- renseigner des tableaux de bord de suivi des activités
- recueillir les demandes de congés des agents du Pôle

Profil recherché

Doté d'un bon sens relationnel et de capacités d'écoute, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et disposez de solides compétences en gestion administrative.
Vous connaissez l'environnement administratif et institutionnel de la collectivité.
Vous faites preuve d'une bonne capacité de concentration, de facultés d'adaptation, de pédagogie et d'un esprit d'équipe développé.
Vous avez un intérêt prononcé pour la polyvalence des missions.
Rigoureux, organisé et réactif, vous êtes force de proposition et savez rendre compte.
Votre maîtrise des outils bureautiques courants, règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe, ainsi que vos qualités d'expression écrite et orale seront des atouts dans la réussite de vos missions.

Autres informations

Non renseignées

il y a 4 semaines

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