Un ou une agent administratif chargé de la mise en œuvre des prestations

Le CCAS de Poitiers recrute un ou une agent administratif chargé de la mise en œuvre des prestations - gestionnaire ressources pour intégrer le service à domicile de la direction grande âge autonomie du C.C.A.S. de Poitiers.

Le poste est à pourvoir à temps complet à compter du 1er février 2026.

Vous assurez la gestion des plannings des aides à domicile en fonction des besoins des usagers et des nécessités de service.

1. Assurer l’instruction administrative
- Assurer la création du dossier de l’usager
- Préparation du dossier de visite à domicile avec les documents règlementaires.
- Assurer l’importation des plans d’aide de la plateforme ASAPRO, PPAS vers le logiciel métier MADWEB
- Assurer l’ajustement des plans d’aide en fonction de l’évolution des situations
- Assurer la fin de la prestation d’aide à domicile en assurant la clôture dans MADWEB

2. Concevoir, saisir, modifier les plannings des aides à domicile intervenant auprès des personnes âgées et des personnes handicapées
- Elaborer et suivre les plannings d’intervention des aides à domicile en prenant en compte le temps de travail des agents et les cycles de référence des usagers
- Intégrer les absences des aides à domicile (maladie, congés, formations)
- Intégrer les absences des bénéficiaires (hospitalisations,vacances, rendez-vous)
- Assurer la saisie des données des plannings sur le logiciel MadWeb
- Réorganiser les plannings dès 7h30 en cas d’arrêt maladie ou d’absence imprévue et prendre les appels des agents en cas de débordement sur les postes des responsables de secteur.
- Vérifier chaque jour l’écran de contrôle de supervision de la télégestion et mise à jour du planning si besoin
- Chaque fin de semaine, contrôler les plannings avant leurs départs, s’assurer que tous les bénéficiaires soient bien assurés avec le nombre d’heures attribuées
- Appeler les bénéficiaires qui changent d’horaires ou de jours (utilisation du cahier d’appel)
- Transmettre les plannings aux bénéficiaires une fois par mois, par l’intermédiaire des aides à domicile

3 - Assurer la mise en œuvre et le suivi des interventions des aides à domicile afin de répondre aux besoins des usagers en respectant le temps de travail des agents :

- Participer aux réunions de régulation en collaboration avec le (la) responsable de secteur
- Prendre en compte les changements de prise en charge des bénéficiaires (augmentation, diminution des heures), les nouvelles situations et les fins de service (mise à jour planning et appel des bénéficiaires)
- Vérifier le journal des anomalies
- Informer le responsable de secteur des situations d’urgence et des situations complexes et faire le lien avec l’aide à domicile
- Associer les agents à la mise à jour des plans d’accompagnement personnalisés
- Être en lien avec les Résidences Autonomie pour l’accompagnement des résidents par le SAD

4 - Participer à l’organisation générale du service :
- Participer à des réunions de travail (régulation, admission, de service, de secteur)
- Participer à l’organisation administrative et logistique de l’activité du service à domicile
- Saisir les données relatives à l’activité du service d’autonomie à domicile dans le logiciel MadWeb
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de service
- Participer à la démarche qualité (auto-évaluations et évaluations HAS, groupes de travail sur la démarche d’amélioration continue, élaboration des procédures, enquêtes de satisfaction, mise en œuvre des plans d’action),
- Collaborer avec le service facturation
- Effectuer les suivis de prise en charge et l’importation des informations issus d’ASAPRO (plateforme d’échange et de facturation avec le Département) et PPAS (portail CARSAT) et des autres prestataires

5 - Formation sécurité – Accueil sécurité au poste de travail :
- Suivre les formations adaptées aux risques de leur travail
- Faire part de leur besoin de formation en matière d’hygiène et de sécurité
- Disposer de l’ensemble des documents, consignes et instructions relatifs à l’hygiène et à la sécurité de leur travail lors de leur arrivée
- Être apte médicalement à leur poste de travail
- Être habilité et/ou autorisé pour les travaux présentant des risques particuliers.