Un ou Une Assistante DGA Missions transversales stratégiques
Emploi GRAND POITIERS COMMUNAUTE URBAINE
1 Rue Gambetta, 86000 Poitiers, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Les atouts d'une métropole sans ses inconvénients ! C'est ainsi que l'on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à coeur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un ou Une Assistante DGA MTS
Direction Générale Adjointe Missions Transversales Stratégiques
Cadre d'emplois des Adjoint administratifs territoriaux
A temps complet
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à coeur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un ou Une Assistante DGA MTS
Direction Générale Adjointe Missions Transversales Stratégiques
Cadre d'emplois des Adjoint administratifs territoriaux
A temps complet
En tant que pivot organisationnel, vous assurez la bonne vie de la DGA et l'organisation des agendas, rendez-vous, et temps forts de l'ensemble de celle-ci.
Sur le volet administratif vous :
* Veillez à la bonne préparation des rendez-vous et temps forts internes et / ou externes (collecte des éléments en amont auprès des services et directions concernées, constitution des dossiers.
* Assurez le bon cycle de vie « communicationnelle » de ces rendez-vous et temps forts :
* Rédaction, relecture, diffusion, archivage, de courrier/note/compte rendu/ ...
* Mise en signature, validation et diffusion / sous-couverts du bon respect des chartes graphiques et délais.
* Gérez & suivez les tableaux de bord, indicateurs & reporting demandés.
Sur le volet logistique vous :
* Organisez les RDV et réunions de la direction / du service, comme : les Comités de Direction, Comités de Pilotage, Instances, ...
* Vous assurez des bonnes réservations, confirmations et installations si nécessaire des salles,
* Préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
* Venez en appui à l'organisation d'évènements internes ou externes,
* Réalisez des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
En tant que point de jonction entre la DGA, les services, les élus, les agents et citoyens : vous portez quotidiennement, au travers de ses actions et relations, le sens du service public et vous :
* Accueillez physiquement ou téléphoniquement toute personne, dans le respect des valeurs du service public ;
* Fournissez, auprès du reste de l'équipe, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions ;
* Etes l'interlocuteur/interlocutrice privilégiée de l'ensemble de la DGA et des services :
* Référent·e informatique, outils, ou logiciels pour l'ensemble de la DGA.
* Appui organisationnel et relationnel lors des parcours d'intégration de tous les nouveaux arrivants (nouveaux arrivants et/ou nouvelles missions)
En tant que garant·e du respect des processus internes : vous appliquez, et assurez le respect des chartes, coordonnez l'archivage papier et numérique de la documentation de l'ensemble de l'équipe et le plan de classement numérique et :
* Contribuez à la sécurisation des processus internes de la DGA,
* Assurez le respect des chartes, le suivi et l'archivage de la documentation de l'ensemble de l'équipe
* Structurez et assurez la transmission et le classement des informations en interne et en externe aux services ou directions concernées dans le respect des processus en application
* Avec l'appui des services / directions concernées, mettez en place et tenez à jour les outils de suivi des équipes (heures supplémentaires, organigramme, plannings de télétravail et de congés...)
* Participez à la diffusion de l'usage des différents outils et chartes au sein de la DGA.
Conditions d'exercice des missions * Lieu de travail principal : Hôtel de Ville de Poitiers.
* Horaires pouvant être variables selon les pics d'activité (en fonction des obligations du service) - nécessaire disponibilité.
Sur le volet administratif vous :
* Veillez à la bonne préparation des rendez-vous et temps forts internes et / ou externes (collecte des éléments en amont auprès des services et directions concernées, constitution des dossiers.
* Assurez le bon cycle de vie « communicationnelle » de ces rendez-vous et temps forts :
* Rédaction, relecture, diffusion, archivage, de courrier/note/compte rendu/ ...
* Mise en signature, validation et diffusion / sous-couverts du bon respect des chartes graphiques et délais.
* Gérez & suivez les tableaux de bord, indicateurs & reporting demandés.
Sur le volet logistique vous :
* Organisez les RDV et réunions de la direction / du service, comme : les Comités de Direction, Comités de Pilotage, Instances, ...
* Vous assurez des bonnes réservations, confirmations et installations si nécessaire des salles,
* Préparez et organisez la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...)
* Venez en appui à l'organisation d'évènements internes ou externes,
* Réalisez des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
En tant que point de jonction entre la DGA, les services, les élus, les agents et citoyens : vous portez quotidiennement, au travers de ses actions et relations, le sens du service public et vous :
* Accueillez physiquement ou téléphoniquement toute personne, dans le respect des valeurs du service public ;
* Fournissez, auprès du reste de l'équipe, les appuis administratifs et logistiques nécessaires à la réalisation de leurs missions ;
* Etes l'interlocuteur/interlocutrice privilégiée de l'ensemble de la DGA et des services :
* Référent·e informatique, outils, ou logiciels pour l'ensemble de la DGA.
* Appui organisationnel et relationnel lors des parcours d'intégration de tous les nouveaux arrivants (nouveaux arrivants et/ou nouvelles missions)
En tant que garant·e du respect des processus internes : vous appliquez, et assurez le respect des chartes, coordonnez l'archivage papier et numérique de la documentation de l'ensemble de l'équipe et le plan de classement numérique et :
* Contribuez à la sécurisation des processus internes de la DGA,
* Assurez le respect des chartes, le suivi et l'archivage de la documentation de l'ensemble de l'équipe
* Structurez et assurez la transmission et le classement des informations en interne et en externe aux services ou directions concernées dans le respect des processus en application
* Avec l'appui des services / directions concernées, mettez en place et tenez à jour les outils de suivi des équipes (heures supplémentaires, organigramme, plannings de télétravail et de congés...)
* Participez à la diffusion de l'usage des différents outils et chartes au sein de la DGA.
Conditions d'exercice des missions * Lieu de travail principal : Hôtel de Ville de Poitiers.
* Horaires pouvant être variables selon les pics d'activité (en fonction des obligations du service) - nécessaire disponibilité.
Profil recherché
* Disposer d'un bon relationnel et d'un grand sens du service public,
* Excellente connaissance des règles de l'expression orale et écrite, des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
* Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Capacité à créer et suivre des tableaux de bord, outils de planification et d'organisation de gestion du temps
* Faire preuve d'une grande polyvalence
* Élaborer des avis ou des préconisations dans le cadre d'un projet structurant, de la bonne continuité du service, ou de l'amélioration continu de celui-ci
* Créer des notices, informations, instructions, ateliers,
* Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
* Grande discrétion professionnelle
Conditions de recrutement Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ? Merci de contacter M. Quentin BRAULT - Responsable du secteur recrutement au 06 80 05 80 90.
Notre offre vous intéresse ? Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires, votre dernier arrêté administratif, sont à transmettre via le formulaire de ce site ou par courrier à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
* Excellente connaissance des règles de l'expression orale et écrite, des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
* Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Capacité à créer et suivre des tableaux de bord, outils de planification et d'organisation de gestion du temps
* Faire preuve d'une grande polyvalence
* Élaborer des avis ou des préconisations dans le cadre d'un projet structurant, de la bonne continuité du service, ou de l'amélioration continu de celui-ci
* Créer des notices, informations, instructions, ateliers,
* Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
* Grande discrétion professionnelle
Conditions de recrutement Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ? Merci de contacter M. Quentin BRAULT - Responsable du secteur recrutement au 06 80 05 80 90.
Notre offre vous intéresse ? Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires, votre dernier arrêté administratif, sont à transmettre via le formulaire de ce site ou par courrier à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 jours
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