Un ou une gestionnaire subventions, comptabilité et marchés publics 15272-24

Créée le 1er janvier 2023 au sein des services de la Région Île-de-France, l’Agence de la promesse républicaine et de l’orientation porte l’ambition d’être le guichet unique Francilien qui délivrera à chaque lycéen, étudiant, salarié et demandeur d’emploi, une solution fiable et de qualité en matière d’orientation vers la formation. L’Agence interviendra prioritairement en direction des jeunes, notamment les décrocheurs et les personnes en situation de handicap, afin que tout soit possible pour ces publics, y compris en matière d’accès à l’emploi. L’Agence, qui a vocation à devenir un acteur incontournable en Île-de-France en matière d’orientation et d’égalité républicaine, jouera pleinement son rôle de fédération et d’animation des acteurs institutionnels, associatifs, économiques et territoriaux au bénéfice des Franciliens.


L’agent assure en autonomie le suivi des subventions, et de l’activité comptable et celle relative aux marchés publics de la Direction.

MISSION 1 : Assurer la gestion administrative et comptable des subventions attribuées

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Enregistrer, dans l’outil dédié, en lien avec les chargés de mission et chefs de projet, les dossiers de subventions gérés par la Direction (création des tiers financier et des fiches projets).

 S’assurer de la complétude des dossiers de subvention en récupérant les pièces manquantes auprès des bénéficiaires.

 Contribuer à la mise en œuvre et au suivi des versements des subventions afin de réduire les délais de versement en alertant les chargés de mission sur les demandes d’acompte et de solde à réaliser et les potentielles caducités.

  Mettre à jour les tableaux de bord et de suivi des subventions.



 

 

 

 

 

 

 

 

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  MISSION 2 : Mettre en œuvre l’exécution comptable des prestations externes et gestion des marchés publics  

 








 

 

 

 

 

 

 

 

 



Mettre en œuvre l’exécution comptable des prestations externes (engagement, Service réalisé, validation facture, etc) en lien avec les chargés de mission / chefs de projet et les prestataires.                                                                                                                                                                                                                                 

 

Mettre en œuvre les procédures simplifiées de passation des marchés récurrents gérés en autonomie par la Direction (-40 000 €) en lien avec les chargés de mission / chefs de projet : veiller au respect des règles de passation de marché et assurer l’ensemble des étapes de passation jusqu'à la notification et d’application (avenants, pénalités, etc)                  

 

 Créer les fiches marchés dans Coriolis et les mettre à jour ; suivre les consommations financières des marchés et alerter sur les problématiques ou anomalies rencontrées.



 




 



 Mettre à jour les tableaux de bord et de suivi (consommations de crédits, étapes de paiement, marchés publics etc)                                                                                

 



 




 MISSION 3 : Constituer un appui administratif et logistique pour le comité de direction général

  Assurer la gestion des agendas (prise de RDV, réservation de salles, confirmations...)    

  Veiller à la bonne préparation des rendez-vous internes et externes (collecte des éléments en amont auprès des chargés de mission, constitution du dossier, etc.)                          

 Fournir tout appui logistique nécessaire à la bonne réalisation de leurs missions (réservation de chauffeur ou de salles, ...)                                                                                      

 Mettre en place un système de suivi du courrier sur le logiciel Elise       

 

 

L’agent pourra être amené à seconder dans ses missions la responsable administrative et financière pour des missions urgentes (ex : saisie des données budgétaires dans Iris, contrôle du transfert dans Coriolis).

 

L’agent pourra être ponctuellement amené, comme tous les agents de la Direction, à assurer quelques missions d’accueil et d’information du public, participer à des salons ou forum.

                     



 MISSION 3 : Constituer un appui administratif et logistique pour le comité de direction général

  Assurer la gestion des agendas (prise de RDV, réservation de salles, confirmations...)    

  Veiller à la bonne préparation des rendez-vous internes et externes (collecte des éléments en amont auprès des chargés de mission, constitution du dossier, etc.)                          

 Fournir tout appui logistique nécessaire à la bonne réalisation de leurs missions (réservation de chauffeur ou de salles, ...)                                                                                      

 Mettre en place un système de suivi du courrier sur le logiciel Elise       

 

 

L’agent pourra être amené à seconder dans ses missions la responsable administrative et financière pour des missions urgentes (ex : saisie des données budgétaires dans Iris, contrôle du transfert dans Coriolis).

 

L’agent pourra être ponctuellement amené, comme tous les agents de la Direction, à assurer quelques missions d’accueil et d’information du public, participer à des salons ou forum.