Un ou une Secrétaire assistante F/H (Poste A-6376)

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité Alsace.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.

Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Le/la secrétaire-assistante assure le secrétariat et l'appui technique du service :
- Assure l'assistance au responsable de service ou délégué territorial
- Prépare, participe et suit les instances de gouvernance
- Réalise les différentes tâches de secrétariat (Courrier, travaux de bureautique, planifications, comptes rendus...)
- Assure la gestion administrative des fonctions RH (congés, formations...)
- Assure la gestion des crédits déconcentrés lorsque cela est le cas
- Réalise un soutien logistique
- Suit les tableaux de bord
- Assure l'accueil physique et téléphonique
- Réalise des travaux bureautiques
- Accueille les nouveaux arrivants

Assure le secrétariat du responsable ou délégué :
- Organise, planifie et prépare les rendez-vous et réunions
- Gère le courrier du service (ventilation, suivi des échéances, classement)
- Réalise des comptes rendus de réunion et met en forme des travaux de bureautique
- Assure un suivi des projets en cours et des dossiers confiés par le chef de service
- Assure une liaison et un suivi des relations courantes avec les différents services de la CeA , les élus, les partenaires extérieurs et les acteurs locaux
- Apporte une première réponse aux sollicitations faites au chef de service
- Assure le suivi des décisions prises en réunion en veillant aux délais
- Apporte un soutien technique au chef de service pour l'élaboration et la mise à jour d'outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéancier

Est en charge de la mission RH :
- Est le 1er interlocuteur des agents
- Binôme du service RH de la DAPI et de la DRH
- Gère les congés, formations, déplacements et absences des agents de l'ensemble du service
- Rédige les notes relatives aux recrutements et prépare les fiches de poste et argumentaires
- Est en charge de la tenue et de la mise à jour des tableaux de bord
- Est référent pour les nouveaux arrivants : commande du matériel, accès aux logiciels et formation, information sur le
- Fonctionnement du service, organisation du parcours d'intégration

Est en charge de la communication interne et externe du service :
- Informe et oriente les partenaires
- Crée des supports de communication
- Coordonne l'organisation d'évènements
- Met à jour les organigrammes, listes de diffusion, annuaire et actualités intranet,
- Rédige et diffuse une lettre d'information mensuelle (mouvement au sein des équipes, atteinte des objectifs, avancée des plans d'action )

Est en charge du suivi de la gestion immobilière du service :
- Gère les conventions immobilières
- Recense les besoins en équipement
- Assure l'accueil du service
- Assure l'accueil téléphonique et physique du service
- Assure de façon subsidiaire l'accueil téléphonique et/ou physique du public en fonction des nécessités de service