UN RESPONSABLE DE LA CELLULE AMÉNAGEMENT (H/F)

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique du Responsable du service maintenance et intendance.

1 – Missions en lien avec l’organisation de la cellule :
• Coordonner et piloter l’ensemble des activités de la cellule en lien avec le responsable de service ;
• Concevoir et superviser les plannings des équipes de la cellule ;
• Concevoir et mettre en place des tableaux de bord et de suivi des activités ;
• Anticiper et organiser la mobilisation des agents en fonction de la charge des interventions ;
• Effectuer une veille permanente des évolutions de ses domaines d’interventions (technique, réglementaire, juridique) ;
• Effectuer une transmission régulière de bilans de situation au responsable de service ;
• Rédiger les documents nécessaires au fonctionnement efficient de la cellule (notes, rapports, bilans, courriers, etc.) ;
• Assurer l’intérim de son responsable de service.

2 – Missions en lien avec les équipes placées sous sa responsabilité :
• Organiser le travail au sein de la cellule en lien avec les équipes ;
• Assurer une réunion régulière de coordination au sein de la cellule ;
• Accompagner les chefs d'équipes dans leurs activités d'encadrement de proximité ;
• S'assurer du suivi des différents process d'organisation. Procéder à des ajustements ;
• Contrôler la bonne exécution des différentes missions. Actualiser régulièrement le tableau prévisionnel des absences ;
• Etablir les besoins en formations de la cellule, recenser les demandes des agents ;
• Effectuer le contrôle et le suivi des demandes administratives des agents en lien avec les cellules administratives (Congé, formations, heures sup, absence...) ;
• Effectuer le contrôle et le suivi des besoins en équipements (informatiques, fournitures de bureau ou matériels techniques, Epis, etc..) en lien avec la cellule Gestion Administrative.

3- Gestion financière et des Marchés Publics :
• Superviser les relations avec les entreprises et prestataires (planning de visite, suivi des propositions, évaluation des devis.) ;
• Réaliser le service fait après chaque intervention ou livraison ;
• Participe activement en lien avec le responsable de cellule à la certification des factures sous ASTRE afin de réduire au maximum le DGP (Délai Global de Paiement) de sa direction ;
• Collaborer à la rédaction des cahiers des charges des marchés en lien avec le responsable du service ;
• Assurer le suivi régulier des budgets et l’état d’avancement des finances de la cellule ;
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des différents marchés concernant la cellule ;
• Participer à l’élaboration des budgets associés aux domaines d’interventions de l’équipe.

4 – Gestion des opérations d’aménagement :
• Mettre en place une stratégie pluriannuelle d'aménagement, d’entretien, de réhabilitation et de rénovation ;
• Concevoir la programmation des différents projets d’aménagement et de rénovation, piloter les différentes mises en œuvre ;
• Suivre la réalisation des travaux soit au titre des aménagements, soit au titre de l’entretien et du bon fonctionnement des bâtiments régionaux ;
• Assurer le lien avec la Direction des Bâtiments et du Patrimoine et autres directions compétentes pour la réalisation des chantiers nécessitant de gros travaux ;
• Vérifier la conformité des prestations des entreprises avec les clauses techniques définies dans les marchés ;
• Piloter les relations avec les prestataires et coordonner leurs différentes interventions.