Un(e) Assistant(e) de Direction Générale (F/H)
Emploi COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
Aix-en-Provence (Bouches-du-Rhône)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier.
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier.
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
L'assistant(e) de direction générale effectue les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace afin d'assister au mieux le (les) responsable(s) concerné(s) et d'assurer le suivi complet de certains dossiers.
ACTIVITES
Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
ACTIVITES
Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public.
Vous orientez le public de manière efficace.
Assister la Directrice Générale Adjointe des Services et l'encadrement de la Direction Générale Adjointe
Vous tenez l'agenda de la Directrice générale adjointe.
Vous organisez et mettez en place des réunions.
Vous assurez l'interface avec les directions de la DGAS.
Vous assurez l'interface avec la Direction générale des services.
Vous assurez l'interface avec l'ensemble des autres DGAS.
Vous assurez la collecte et le traitement des informations internes de gestion (véhicules de service, HS,..)
Assurer le traitement administratif RH
Vous suivez et saisissez les congés et les arrêts maladies pour les diverses directions de la DGAS.
Vous saisissez les heures supplémentaires pour les diverses directions de la DGAS.
Vous préparez le traitement de l'ensemble des instances RH.
Gérer et trier le courrier
Vous enregistrez, triez et orientez le courrier
Traiter les dossiers administratifs de la Direction Générale Adjointe des Services
Vous saisissez des documents administratifs.
Vous organisez et gérez un classement de dossiers.
Vous diffusez les actes administratifs internes à la DGAS.
Vous saisissez, suivez, surveillez les délibérations à passer aux Conseils des Adjoints et aux Conseils municipaux.
Profil recherché
Diplôme d'assistant(e) de direction ou équivalent souhaité.
Vous maîtrisez les procédures administratives et leur application, les logiciels bureautiques et les techniques d'accueil. Autonome et réactif(ve), vous savez prioriser les urgences, identifier et satisfaire les besoins. Vous possédez des qualités relationnelles. Vous faîtes également preuve d'un esprit méthodique et logique, d'un sens de l'organisation. Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Cycle de travail : 37h30 ou 38h30
Lieu d'affectation : Halle aux Grains - Aix-en-Provence
Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelles.
Adresser votre candidature avant le 21/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)
Un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
Vous maîtrisez les procédures administratives et leur application, les logiciels bureautiques et les techniques d'accueil. Autonome et réactif(ve), vous savez prioriser les urgences, identifier et satisfaire les besoins. Vous possédez des qualités relationnelles. Vous faîtes également preuve d'un esprit méthodique et logique, d'un sens de l'organisation. Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Cycle de travail : 37h30 ou 38h30
Lieu d'affectation : Halle aux Grains - Aix-en-Provence
Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelles.
Adresser votre candidature avant le 21/04/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)
Un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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