Un(e) assistant(e) de gestion administrative polyvalent(e)

Au sein de la Direction Générale des Services, placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurez, en collaboration avec l’ensemble des agents du Secrétariat de la Direction Générale des Services, toutes les tâches relatives aux missions et toutes tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’Administration et liées aux nécessités de service, à la demande du Directeur Général des Services.

Activités principales :
Mission « courrier » :
- Courrier « arrivée » : diffusion de documents « papier » et « numérique » veille documentaire, diffusion revue de presse
- Courrier « départ » : affranchissement et expédition du courrier départ ; gestion des envois en nombre (mise sous pli, contrats avec La Poste) ; gestion des colis (contrats Colissimo) ; mise sous plis : Information, accueil, conseils aux agents référents
- Mission de Vaguemestre : participe aux opérations ponctuelles de diffusion de documents auprès des Services et de la Population
- Suivi du matériel du Secrétariat de la Direction Générale des Services : gestion des consommables et fournitures du service courrier (machine à affranchir, machine de mise sous plis, ouvre-lettres), premier entretien, contacts avec les prestataires
- Actualisation des Fiches Procédures du service courrier.

Gestion des moyens généraux :
- Suivi du petit matériel mis à disposition par le Secrétariat de la Direction Générale des Services
- Diagnostic des petites pannes et interface avec le Centre Technique Municipal si besoin d’une intervention, référent OpenGST
- Gestion des accès au local courrier
- Fournitures administratives : suivi du stock papier et enveloppes
- Gestion des ressources documentaires mises à disposition des agents, copie des ressources à la demande du Directeur Général des Services.

Service assemblées et secrétariat de la Direction Générale des Services :
- Réservation de ressources (salles, matériel et véhicules) pour la Direction Générale des Services
- Préparation salles de réunion, installation du matériel informatique, prévision des câbles, sonorisation et restitution du matériel pour la Direction Générale des Services
- Gestion des Arrêtés et Notes de Services : enregistrement, diffusion, affichage et mise en ligne
- Gestion des archives.

Activités complémentaires :
- Suppléer les autres agents du service dans le cadre de la continuité de service.

- Titulaire d'un diplôme professionnel dans les domaines administratifs (niveau CAP, BEP minimum exigé), vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire d'au moins 2 ans ;
- Vous avez une réelle pratique et appétence pour les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Outlook, CIRIL finances, PDF Creator, Megalis) ;
- Connaissances de base de la fonction publique territoriale et des acteurs institutionnels locaux, de l’organisation et des services de la ville ;
- Autonomie, rigueur, réactivité, méthode ;
- Grand sens de l’organisation et du travail en équipe, capacité à rendre compte et à diffuser les informations ;
- Capacité à identifier les priorités, à planifier ses activités, en tenant compte des contraintes et des échéances ;
- Disponibilité, écoute et discrétion professionnelle, qualités relationnelles.

Non renseignées