Un(e) gestionnaire des stages

Sous la responsabilité du Responsable du Service Formation, Stages et Apprentissage, rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, l’agent(e) gestionnaire stages a pour mission principale la gestion administrative et organisationnelle des demandes de stages. Il/elle joue un rôle clé dans le suivi des stagiaires, veillant à leur accueil, à la réception des demandes et à leur traitement, en assurant une gestion rigoureuse et autonome du processus. L’agent(e) aura également des missions ponctuelles en appui à l’organisation des activités du secteur formation et apprentissage.

Mission 1
Gestion des demandes de stages :
• Réceptionner et traiter les demandes de stages, assurer le suivi administratif des demandes de stages provenant des élèves, étudiants, professionnels en reconversion et demandeurs d’emploi, en tenant compte des différents niveaux de formation,
• Vérifier et valider les demandes : contrôler la conformité des demandes par rapport aux critères définis (niveau d’études, type de stage, durée, etc.),
• Gérer les conventions de stage, les envoyer, les suivre en lien avec les établissements scolaires ou les partenaires externes, puis les archiver,
• Rédiger les courriers en réponse aux stagiaires,
• Tenir et mettre à jour le tableau de bord et suivre les indicateurs.

Mission 2
Accueil et suivi des stagiaires :
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les stagiaires, les orienter et les accompagner dans leurs démarches administratives et pratiques,
• Assurer un suivi rigoureux, continu et personnalisé des stagiaires, notamment en termes de présence, de besoins spécifiques (attestations de fin de stage),
• Communiquer avec les responsables/tuteurs de stage ; prendre contact avec le responsable/tuteur de stage, les partenaires extérieurs pour garantir un accompagnement optimal des stagiaires.

Mission 3
Statistiques et Reporting :
• Suivre les statistiques, effectuer des analyses statistiques sur le nombre de stagiaires accueillis, et autres indicateurs pertinents,
• Rédiger et élaborer des bilans annuels annuels sur les activités de gestion des stages, avec des graphiques pour faciliter la présentation des résultats.

Mission 4
Appui à l’organisation des missions formation et apprentissage et à la Direction des Ressources Humaines :
• Participer à la campagne des entretiens annuels professionnels : diffuser, enregistrer les comptes-rendus au tableau de bord dédié, scanner et classer les documents,
• Participer à la campagne de recrutement des apprentis : rédiger les convocations, les courriers de réponse, etc..,
• Saisir des demandes de formation, apporter un soutien au secteur formation en participant à l’enregistrement et suivre les demandes de formation dans les outils dédiés (logiciels RH et CNFPT),
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les agents, les usagers et prestataires extérieurs,
• Trier, classer et archiver les documents relatifs à la formation, aux stages et à l’apprentissage,
• Veille juridique : suivre l’évolution réglementaire sur l’accueil des stagiaires, des apprentis et de la formation,
• Organiser et programmer les réunions de travail, les permanences annuelles, les rendez-vous,
• Rédiger les convocations des agents aux formations internes et établir les attestations de présence,
• Participer au remplacement de l’agent affecté à l’accueil de la direction par roulement et de manière équitable, en fonction des nécessités de service.