Une ou un assistant administratif F/H (Poste n°A-4188)

La Direction Santé, Prévention, PMI met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :

- de protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
- de promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer.

Dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, les missions de la secrétaire sont :
- Assurer en binôme avec sa collègue le secrétariat du chef de service Promotion de la santé du jeune enfant et aide à la parentalité Nord, du chef de service des Modes d’accueil et de la coordinatrice de l’offre de soins.
- Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service.

Assurer le secrétariat des Chefs de service/cadre en central:
Gestion des appels téléphoniques :
- Accueil téléphonique et renseignement de 1er niveau
- Filtrage des appels destinés aux cadres et transfert de message en cas d’absence

Travaux de bureautique :
- Rédaction, mise en forme, saisie de courriers, comptes rendus, formulaires, outils de communication et prise de note.
- Création d’outils de gestion, de formulaires, de tableaux de bord.
- Assistance au traitement et aux requêtes des statistiques des professionnels de santé du service (sages-femmes, puéricultrices, médecins, orthoptistes, …), et des statistiques ministérielles.

Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service
- Gestion RH en binôme avec sa collègue
- Gestion administrative des dossiers des professionnels du service et des vacataires
- Gestion des stages des étudiants en territoire (planning annuel, convention, repas…)
- Gestion des tableaux des formations des agents
- Diffusion des propositions de formations et élaboration des PAFS collectifs
- Mise à jour des espaces collaboratifs et Share point et de la documentation du service
- Gestion des tableaux de bord statistiques (création, mise à jour annuelle, saisie mensuelle des statistiques des agents)
- Animation de l’équipe des secrétaires médico-sociales de PMi en collaboration avec le chef de service et la coordinatrice


Soutien logistique en binôme avec sa collègue :
- Vérification quotidienne des messages reçus dans les boites aux lettres électroniques organisationnelles (Outlook et Médimail), du fax et transmission, notamment des fiches de liaison des maternités.
- Référent informatique (demande de création de comptes des agents, d'assistance et de matériel)
- Collaboration au tri et à la répartition du courrier au sein du service
- Réservation de salles de réunion pour les cadres
- Elaboration et mise à jour des documents pour les nouveaux arrivants
- Archivage et classement de dossiers courants
- Aide ponctuelle à l’activité de l’unité de santé publique (saisie des Déclarations de Grossesse, importation des naissances, saisie des Certificats de Santé 8 jours, 9 mois, 24 mois; traitement des différents comptes rendus).

Référent du matériel et des commandes :
- Evaluation annuelle des besoins et des commandes de matériel médical et paramédical, de bureautique et des documents de communication.
- Gestion des devis, des commandes et des stocks (rangement, inventaire annuel, récupération de matériel, préparation des livraisons, liens avec les fournisseurs…)

Référent du logiciel médical du service HORUS:
- Gestion des comptes utilisateurs (création, modification, vérification annuelle,..)
- Paramétrage des actes en collaboration avec les autres référents Horus
- Editions des requêtes statistiques grâce au logiciel BO (DREES, SNPPE, …)
- Formation des agents (à l’arrivée, au déploiement du logiciel, dès nouvelles fonctionnalités, …)
- Mise à jour des sectorisations des agents et des bases de connaissance
- Coanimation des clubs utilisateurs
- Elaboration des tutoriels en collaboration avec les autres référents Horus


Divers :
- Participation aux instances du service
- Participation à l’élaboration et à l’actualisation des procédures de ses activités
- Réalisation d’un rapport d’activité annuel de ses activités
- Participation à l’élaboration des rapports annuels du service.