Une ou un Assistante DRIM F/H (Poste n°67-13)
Emploi COLLECTIVITE EUROPEENNE D'ALSACE
Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9 (Bas-Rhin)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Pour permettre aux usagers du réseau routier de se déplacer dans les meilleures conditions et en toute sécurité, la Direction des Routes, des Infrastructures et de la Mobilités mobilise plus de 1000 agents pour gérer un réseau routier de 6 410 km composé de routes et d'autoroutes.
Ses missions concernent la construction, l'entretien, l'exploitation des routes et des itinéraires cyclables mais s'étendent également aux mobilités et aux moyens de communication pour offrir un ensemble cohérent d'infrastructures.
Pour mettre en œuvre ses politiques routières, la Direction s'appuie sur 7 directions "métiers" localisées à Strasbourg, Colmar et Mulhouse ainsi que sur un maillage de 7 Services routiers et 35 centres d'entretien et d'intervention (CEI) répartis sur l'ensemble du territoire alsacien. Le budget consacré aux infrastructures, aux routes et aux mobilités est de l'ordre de 130 M€ par an.
Ses missions concernent la construction, l'entretien, l'exploitation des routes et des itinéraires cyclables mais s'étendent également aux mobilités et aux moyens de communication pour offrir un ensemble cohérent d'infrastructures.
Pour mettre en œuvre ses politiques routières, la Direction s'appuie sur 7 directions "métiers" localisées à Strasbourg, Colmar et Mulhouse ainsi que sur un maillage de 7 Services routiers et 35 centres d'entretien et d'intervention (CEI) répartis sur l'ensemble du territoire alsacien. Le budget consacré aux infrastructures, aux routes et aux mobilités est de l'ordre de 130 M€ par an.
1. Assistance aux pôles de la direction
- Organise la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, invitations, prestations...)
- Organise les instances de gouvernance : réunions Interpôles, COPOL MOB¿
- Participe aux réunions, rédige les ordres du jour et les relevés de décision en lien avec les directeurs de pôle, et les diffuse
- Contribue à la bonne préparation des réunions.
2. Secrétariat
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige et met en forme les courriers des différents pôles de la direction
- Veille au respect de la mise en forme et à la bonne rédaction des courriers et notes au visa et à la signature du Directeur
- Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes ...
3. Accueil/Communication en l'absence de la secrétaire dédiée à l'accueil
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels, prend les messages et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Veille à la qualité des échanges d'informations entre la Direction et les différents secteurs et services ainsi qu'avec les élus départementaux
4. Activités spécifiques
- Assure la gestion de l'agenda partagé de la DRIM et veille régulièrement à la fiabilité des informations
- Suit la revue de calendrier et anticipe les délais pour la production de notes
- Fonctionne en équipe avec les collègues de l'Unité Coordination pour assurer la continuité de service et le respect des échéances
- Organise la logistique des réunions (réservation de dates et de salles, invitations, prestations...)
- Organise les instances de gouvernance : réunions Interpôles, COPOL MOB¿
- Participe aux réunions, rédige les ordres du jour et les relevés de décision en lien avec les directeurs de pôle, et les diffuse
- Contribue à la bonne préparation des réunions.
2. Secrétariat
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige et met en forme les courriers des différents pôles de la direction
- Veille au respect de la mise en forme et à la bonne rédaction des courriers et notes au visa et à la signature du Directeur
- Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes ...
3. Accueil/Communication en l'absence de la secrétaire dédiée à l'accueil
- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels, prend les messages et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Veille à la qualité des échanges d'informations entre la Direction et les différents secteurs et services ainsi qu'avec les élus départementaux
4. Activités spécifiques
- Assure la gestion de l'agenda partagé de la DRIM et veille régulièrement à la fiabilité des informations
- Suit la revue de calendrier et anticipe les délais pour la production de notes
- Fonctionne en équipe avec les collègues de l'Unité Coordination pour assurer la continuité de service et le respect des échéances
Profil recherché
BAC à BTS Assistant de direction et expérience similaire
Savoir :
- Connaître les compétences d'un Département, avec un intérêt particulier pour les matières techniques (routes, etc)
- Connaître les règles de correspondance administrative et les circuits administratifs
- Connaître les règles de la dactylographie
- Connaître les techniques de classement et d'archivage
- Avoir un bon niveau d'orthographe et de grammaire
- Connaître les principes de la gestion de projet et du travail collaboratif
- Connaître les procédures administratives
- Maîtriser l'outil informatique
- Connaître le logiciel de courrier Elise
Savoir-faire :
- Capacité de rédaction de courriers administratifs ou de comptes rendus élaborés à partir de notes prises lors de réunions
- Maîtrise des outils bureautiques
- Qualité de la communication interne et externe : savoir faire préciser avec tact les demandes pour orienter le mieux possible la réponse attendue
- Capacité de travail en équipe
- Capacité à organiser son travail
- Capacité à organiser les réunions et en gérer l'intendance
- Capacité à réagir avec discernement en situation d'urgence
- Capacité à valoriser l'image du Département vis-à-vis de l'extérieur
Savoir - être :
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité, adaptabilité
- Fiabilité
- Sens de l'accueil et capacité d'écoute
- Sens de la réactivité adaptée aux circonstances
- Goût du travail en équipe
- Pédagogie
- Esprit de loyauté
- Esprit d'initiative
Savoir :
- Connaître les compétences d'un Département, avec un intérêt particulier pour les matières techniques (routes, etc)
- Connaître les règles de correspondance administrative et les circuits administratifs
- Connaître les règles de la dactylographie
- Connaître les techniques de classement et d'archivage
- Avoir un bon niveau d'orthographe et de grammaire
- Connaître les principes de la gestion de projet et du travail collaboratif
- Connaître les procédures administratives
- Maîtriser l'outil informatique
- Connaître le logiciel de courrier Elise
Savoir-faire :
- Capacité de rédaction de courriers administratifs ou de comptes rendus élaborés à partir de notes prises lors de réunions
- Maîtrise des outils bureautiques
- Qualité de la communication interne et externe : savoir faire préciser avec tact les demandes pour orienter le mieux possible la réponse attendue
- Capacité de travail en équipe
- Capacité à organiser son travail
- Capacité à organiser les réunions et en gérer l'intendance
- Capacité à réagir avec discernement en situation d'urgence
- Capacité à valoriser l'image du Département vis-à-vis de l'extérieur
Savoir - être :
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité, adaptabilité
- Fiabilité
- Sens de l'accueil et capacité d'écoute
- Sens de la réactivité adaptée aux circonstances
- Goût du travail en équipe
- Pédagogie
- Esprit de loyauté
- Esprit d'initiative
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
Recevez des offres d’emplois similaires à Une ou un Assistante DRIM F/H (Poste n°67-13) par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr