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COLLECTIVITE EUROPEENNE D'ALSACE
Une ou un Instructeur administratif en équipe de remplacement F/H (Poste n°A-7255)
1 Place du Quartier Blanc, Strasbourg (Bas-Rhin (67))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
La Direction Appui et Pilotage des Solidarités regroupe l'ensemble des fonctions ressources affectées à la Direction Générale Adjointe Solidarités :
- une fonction financière (coordination budgétaire, tarification des établissements sociaux et médico-sociaux personnes âgées, personnes en situation de handicap et protection de l'enfance)
- une fonction immobilière (projets transversaux)
- une fonction ressources humaines (pilotage RH et gestion de l'unité volants)
- une fonction pilotage d'activité (indicateurs clefs) et benchmarking
- une fonction systèmes d'information
Les unités équipes de remplacements sont des équipes composées de travailleurs sociaux, de secrétaires médico-sociales, instructeurs administratifs et de cadres qui ont vocation à intervenir, dans les différentes directions de la DGA Solidarités pour venir en appui aux équipes afin de leur permettre d 'assurer une continuité de service de qualité et de maintenir les prestations délivrées aux usagers dans des délais raisonnables lorsque les effectifs permanents sont insuffisants (congés maladie, maternité, temps partiels, vacances longues et/ou multiples.
- une fonction financière (coordination budgétaire, tarification des établissements sociaux et médico-sociaux personnes âgées, personnes en situation de handicap et protection de l'enfance)
- une fonction immobilière (projets transversaux)
- une fonction ressources humaines (pilotage RH et gestion de l'unité volants)
- une fonction pilotage d'activité (indicateurs clefs) et benchmarking
- une fonction systèmes d'information
Les unités équipes de remplacements sont des équipes composées de travailleurs sociaux, de secrétaires médico-sociales, instructeurs administratifs et de cadres qui ont vocation à intervenir, dans les différentes directions de la DGA Solidarités pour venir en appui aux équipes afin de leur permettre d 'assurer une continuité de service de qualité et de maintenir les prestations délivrées aux usagers dans des délais raisonnables lorsque les effectifs permanents sont insuffisants (congés maladie, maternité, temps partiels, vacances longues et/ou multiples.
Votre mission
L'instructeur administratif interviendra en fonction des besoins des différentes directions dans le cadre de missions de renfort et de remplacement d'agents absents.
A ce titre, l'instructeur administratif assure les activités de la personne remplacée, en lien avec les autres secrétaires ou instructeurs administratifs de l'équipe, selon une feuille de route établie en lien avec le Responsable de l'Equipe.
Il peut donc être amené à :
- assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires
- organiser les réunions, en assurer la logistique, y participer et rédiger des comptes-rendus
- assurer le secrétariat des cadres et travailleurs sociaux
- assurer l'ouverture, la mise à jour et l'exploitation des dossiers informatiques (excel et IODAS)
- élaborer des statistiques et fait remonter les données demandées par la direction du Service
- être garant du suivi des dossiers administratifs d'enfants et du respect des échéances (instruction, tenue, suivi et classement)
- assurer la rédaction ou la mise en forme et l'expédition de courriers, notes ou rapports
- procéder à la lecture rapide des dossiers et formuler une proposition de traitement
- formaliser les décisions prises par les cadres, en assurer la transmission et le classement
- assurer la récolte et le renseignement des éléments permettant le financement des prestations liées à l'accueil des enfants confiés
- vérifier la conformité de factures, procéder à l'établissement d'ampliations, d'attestations et de bulletins de prise en charge des mesures financières
Activités principales
Collaboration et coordination :
- collabore avec tous les partenaires dans l'équipe accueillante, coordonne et transmet les informations
- participe aux réunions organisées au sein de l'équipe accueillante, de l'équipe de remplacement et de la collectivité
établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet les éléments nécessaires à la continuité du service
assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe accueillante
- rend compte de son activité au Chef de Service Adjoint Supports à l 'activité
- collabore avec tous les partenaires dans l'équipe accueillante, coordonne et transmet les informations
- participe aux réunions organisées au sein de l'équipe accueillante, de l'équipe de remplacement et de la collectivité
- établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet les éléments nécessaires à la continuité du service
- assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe accueillante et rend compte de son activité au responsable de service
A ce titre, l'instructeur administratif assure les activités de la personne remplacée, en lien avec les autres secrétaires ou instructeurs administratifs de l'équipe, selon une feuille de route établie en lien avec le Responsable de l'Equipe.
Il peut donc être amené à :
- assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires
- organiser les réunions, en assurer la logistique, y participer et rédiger des comptes-rendus
- assurer le secrétariat des cadres et travailleurs sociaux
- assurer l'ouverture, la mise à jour et l'exploitation des dossiers informatiques (excel et IODAS)
- élaborer des statistiques et fait remonter les données demandées par la direction du Service
- être garant du suivi des dossiers administratifs d'enfants et du respect des échéances (instruction, tenue, suivi et classement)
- assurer la rédaction ou la mise en forme et l'expédition de courriers, notes ou rapports
- procéder à la lecture rapide des dossiers et formuler une proposition de traitement
- formaliser les décisions prises par les cadres, en assurer la transmission et le classement
- assurer la récolte et le renseignement des éléments permettant le financement des prestations liées à l'accueil des enfants confiés
- vérifier la conformité de factures, procéder à l'établissement d'ampliations, d'attestations et de bulletins de prise en charge des mesures financières
Activités principales
Collaboration et coordination :
- collabore avec tous les partenaires dans l'équipe accueillante, coordonne et transmet les informations
- participe aux réunions organisées au sein de l'équipe accueillante, de l'équipe de remplacement et de la collectivité
établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet les éléments nécessaires à la continuité du service
assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe accueillante
- rend compte de son activité au Chef de Service Adjoint Supports à l 'activité
- collabore avec tous les partenaires dans l'équipe accueillante, coordonne et transmet les informations
- participe aux réunions organisées au sein de l'équipe accueillante, de l'équipe de remplacement et de la collectivité
- établit un bilan d'activité à l'issue de chaque remplacement et transmet les éléments nécessaires à la continuité du service
- assure un reporting régulier auprès du Responsable de l'équipe accueillante et rend compte de son activité au responsable de service
Profil recherché
- Idéalement diplômé de niveau BAC minimum , vous maîtrisez les outils bureautique et possédez de bonnes capacités de communication aussi bien à l'oral et à l'écrit
- Vous avez le sens de la discrétion, êtes à l'écoute et capable de vous adapter à toute situation
- Organisé.e et réactif.ve, vous savez gérer les urgences et les priorités
- Vous appréciez le travail en équipe et contribuez à un environnement de travail harmonieux et productif
Statut et particularités :
- Poste à pourvoir à temps complet et rattaché à Strasbourg, 1 Place du Quartier Blanc
- Recrutement par voie statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux et, par dérogation et par voie contractuelle, aux candidats disposant d'un niveau de formation minimum équivalent au BAC
- Avantages possibles : Primes, tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
- Vous avez le sens de la discrétion, êtes à l'écoute et capable de vous adapter à toute situation
- Organisé.e et réactif.ve, vous savez gérer les urgences et les priorités
- Vous appréciez le travail en équipe et contribuez à un environnement de travail harmonieux et productif
Statut et particularités :
- Poste à pourvoir à temps complet et rattaché à Strasbourg, 1 Place du Quartier Blanc
- Recrutement par voie statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux et, par dérogation et par voie contractuelle, aux candidats disposant d'un niveau de formation minimum équivalent au BAC
- Avantages possibles : Primes, tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
Autres informations
Non renseignées