Une ou un Référent de dossier F/H (Poste n°I-23)

Créée par l’ordonnance du 28 octobre 2020, la Maison des personnes handicapées de la Collectivité européenne d’Alsace est un groupement d’intérêt public exerçant les missions dévolues aux MDPH par le Code de l’Action Sociale et des Familles, sur un territoire de près de 2.000.000 d’habitants.
Elle a vocation à offrir des prestations harmonisées à l’échelle alsacienne à ses quelques 140.000 usagers, avec une exigence toute particulière en termes de qualité et de rapidité de traitement des demandes.
Au sein de la Maison Des Personnes Handicapées de la Collectivité européenne d'Alsace, l’instructeur est garant du suivi des dossiers tout au long de la chaîne de traitement. Il est le garant du traitement des demandes à chaque étape du process et assure un accompagnement efficace des usagers.

- Assurer le traitement du dossier de demande jusqu'à la décision en veillant à sa cohérence sur le plan administratif et financier
- Assurer le suivi de son portefeuille d'activité
- Etre l'interlocuteur privilégié de l'usager ou de son représentant, de la famille ou des partenaires durant l’instruction de la demande de l’usager
- Assurer un accompagnement adapté concernant les situations dont il a la charge, et ce en lien avec les usagers, leurs familles, les professionnels internes et externes
- Participer, pour la partie administrative, à l'évaluation en équipe pluridisciplinaire

Sous l’autorité du Responsable de service Instruction vous aurez pour mission :

1. Réceptionner les dossiers et suivre le traitement de la demande jusqu’à la décision
- Réaliser un enregistrement de qualité des informations nécessaires au traitement de la demande dans les logiciels-métiers dédiés en respectant les procédures opérationnelles
- Assurer la correspondance avec l’usager et les acteurs de son parcours
- Préparer les informations nécessaires aux évaluations des demandes (compilation, synthèse, analyse de situation)
- Inscrire les dossiers dans les instances d’EPE selon les plannings définis
- Inscrire les dossiers en CDAPH après évaluation et proposition
- Identifier les situations à risques nécessitant un traitement particulier
- Assurer le suivi de son portefeuille d'activité en priorisant les urgences à traiter dans les délais fixés


2. Créer et compléter quotidiennement les outils de suivi
- Créer nominativement la fiche de suivi et la mettre à jour à chaque niveau d'évaluation, en lien avec l'évaluateur, de façon à ce qu'elle retrace l'historique du chemin décisionnel de la proposition
- S'assurer systématiquement de sa présence et de sa complétude aux différents temps d’évaluation ou de décision


3. Participer aux évaluations des demandes pour la partie administrative
- Participer à l'analyse de la situation de l'usager et contribuer à l'élaboration des propositions en binôme avec un évaluateur dans le cadre de l'évaluation de niveau 1
- Etre amené à participer, occasionnellement et selon les situations, aux évaluations de niveau supérieur
- Connaître l'ensemble des procédures et compensations possibles avec l'aide de la nomenclature CNSA
- Réaliser un enregistrement de qualité des informations nécessaires au traitement de la demande dans les logiciels-métiers dédiés en respectant les procédures opérationnelles

4. Etre l'interlocuteur privilégié de l'usager et des acteurs de son parcours
- Gérer les éventuels appels de pièces justificatives complémentaires (relances comprises) et assurer un suivi de la situation
- Gérer les envois des propositions à l'usager
- Gérer les retours des coupons-réponses pour les dossiers dont il a la charge et assurer le suivi adéquat (appel téléphonique explicatif, inscription du dossier dans une nouvelle EPE ou en CDAPH, etc)
- Contacter l'usager ou son représentant pour toutes demandes d'informations complémentaires (appel téléphonique, courriel, courrier)