Une ou un Secrétaire médico-social F/H (Poste n°I-822)

La Direction de l’Action Sociale de Proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité Alsace.
Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement global de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Sous l’autorité du chef de service de l'espace solidarités Alsace de la couronne mulhousienne, vous êtes principalement en charge d’accueillir et d’orienter les usagers rencontrant des difficultés sociales diverses.
Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous apportez votre assistance à votre responsable, en termes de gestion administrative, et de manière plus ponctuelle aux membres de l'équipe.

A ce titre, vous serez en charge de :

L'accueil :
- Accueille et oriente le public et les différents partenaires téléphoniquement et sur site et dans ce cadre assure des rendez-vous dans le cadre de l'accueil médico-social
- Ecoute, évalue la demande, repère l’urgence
- Apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social...)
- Apporte un appui dans les démarches administratives initiales dans une visée pédagogique et d'autonomie de la personne
- S'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux et d'une réponse apportée à l'usager
- Contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Le secrétariat :
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, comptes rendus de réunions, courriers ...
- Assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
- Elabore des statistiques et saisit les données
- Réceptionne, enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes ainsi que leurs saisies dans l’AST
- Réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

La gestion :
- Contribue à l'élaboration du planning de l'équipe
- Fixe des rendez-vous auprès des travailleurs médico-sociaux
- Peut gérer le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires ...
- Met à jour la documentation, les formulaires et les procédures internes
- Peut renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de du TDS (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique ...)
- Instruction administrative des demandes d'AAE, tenue de tableau de bord divers….

La collaboration et coordination :
- Collabore avec tous les partenaires dans le TDS, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

Les réunions :
- Assure la préparation matérielle de certaines réunions
- Prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assistera