Une ou un secrétaire médico-social (poste n°A-4131)

Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarités, la Direction de l’Aide Sociale à l’Enfance compte environ 1 280 agents regroupés en services et unités.

Cette Direction assure les missions de l’aide sociale à l’enfance et coordonne pour la CeA la politique de protection de l’enfance ainsi que le pilotage de 2 foyers de l’enfance.

Au sein de l'équipe territoriale ASE, vos assurez les missions suivantes :
- les tâches de secrétariat des responsables et de l'ensemble de l'équipe
- l'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants admis au service de protection de l'enfance selon la procédure en vigueur
- l'instruction des éléments permettant le financement des prestations liées aux enfants confiés
- l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires

A ce titre, au sein d'une équipe de quatre secrétaires, vos principales activités se déroulent comme suit :

Secrétariat des responsables et de l'équipe :
- assurer la gestion des dossiers suivis par le responsable et son adjoint
- assurer l'accueil téléphonique : filtrer les appels, prendre les messages, informer et orienter en fonction de la demande
- organiser et tenir à jour l'agenda du responsable et de son adjoint
- organiser les réunions demandées et en assurer la logistique (invitations, réservation de salle, préparation des documents ...)
- rédiger des courriers et des projets de notes
- contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature du responsable et de son adjoint et en assurer l'expédition si nécessaire
- assurer la liaison avec les autres secrétariats du service et la direction
- mettre en place des tableaux statistiques pour l'équipe
- organiser la documentation de l'unité de travail et en assurer la mise à jour
- assurer le suivi des commandes et contribuer à la gestion logistique (locaux - matériel)

Suivi des dossiers des enfants confiés :
- assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires
- assurer les tâches de rédaction, traitement de texte, ouverture, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques ( IODAS WEB)
- saisir les mesures judiciaires d'action éducative en milieu ouvert
- être garant du suivi du dossier administratif (frappe des rapports, notes ...) et du respect des échéances
- être garant de l'instruction des demandes liées à la CPAM et des besoins de mise à jour (CMU ...)
- élaborer des statistiques et saisir les données
- collaborer avec tous les partenaires internes et externes, coordonner et transmettre les informations, prendre les rendez-vous (Juge des enfants, parents, services de police, structures d'accueil, assistants familiaux ...)
- préparer différentes réunions, y participer et rédiger des comptes-rendus

Financement des prestations :
Assurer en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir :
- la paie des assistants familiaux,
- le versement des prix de journées des structures d'accueil,
- le paiement des prises en charges spécifiques des enfants confiés (prise en charge thérapeutique...)