Un(e) Responsable administratif(ve) et financier(ère) (h/f)

Mission principale :
Le/La responsable administratif(ve) et financier(ère) apporte son expertise au Directeur du groupement dans le pilotage des affaires courantes (administratives, financières, juridiques et RH). Il/Elle organise, coordonne et gère l’ensemble de l’activité nécessaire au fonctionnement général de la structure en conformité avec le programme d’activité du groupement.

Lieu d’exercice : Poste implanté au GIP CybeRéponse à Orléans (Loiret) ou une de ses antennes avec un secteur d’activité sur l’ensemble de la région Centre

Spécificités du poste : Présence obligatoire pendant la période de préparation et de validation de la paye et des liasses budgétaires

Administration Générale :
· Structure le service administratif en mettant en place les outils organisationnels et de pilotage.
· Assure la veille règlementaire et vérifie la conformité juridique des projets
· Prépare et organise les réunions statutaires : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, rédaction des procès-verbaux, ....
· Etablit le calendrier de la Gouvernance
· Apporte son expertise au directeur dans la mise en œuvre opérationnelle des activités et projets du groupement et en assurant la gestion
· Gère les adhésions des membres du groupement à partir du CRM et procède à la facturation
· Suit les prestations et les référencements (devis, réalisations, rapport et facturation)
· Tient l’accueil téléphonique et physique et assure le traitement du courrier
· Gère le matériel, les fournitures et les consommables, établit les commandes et vérifie la conformité des livraisons
· Suit les conditions d’exécution des contrats / commandes fournisseurs
· Coordonne les agendas partagés, prise de rdv

Ressources humaines :
· Structure la gestion des Ressources humaines et mets en place les outils de suivi des agents (congés, déplacements, ...)
· Mets en place le dispositif social en cohérence avec les faisabilités budgétaires
· Elabore les payes et déclarations des charges sociales en lien avec le prestataire
· Organise les recrutements
· Rédige et gère les contrats de travail et avenants, suit les détachements des agents publics
· Etablit et met à jour les dossiers administratifs de chaque salarié
· Gère les congés et absences
· Gère les frais de déplacement, établit les notes de frais et ordre de mission

Budget et finances :
· Prépare et exécute le budget en dépenses et en recettes
· Elabore le compte financier en lien avec le comptable public
· Suit la trésorerie
· Elabore les demandes d’aides publiques (Etat- Région – Europe)
· Elabore les conventions avec les membres et partenaires
· Elabore les demandes de paiement pour les dossiers de subventions et les conventions

Achats : · Met en œuvre le processus général des achats en conformité avec le Code de la commande publique
· Rédige les pièces administratives contractuelles des marchés
· Assure le suivi administratif et juridique des procédures (publicité, notification, rejets, échéances, reconductions, avenants, ...)
· Suit l’exécution financière des marchés

Le champ des relations du poste :

· Internes : Le Directeur du groupement , Le Responsable Technique et l’’équipe d’analystes

· Externes : Les partenaires publics et privés.

Le champ d’autonomie, de responsabilité et de technicité du poste : Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées / Connaissances transverses en gestion d’une organisation publique (RH, finances, comptabilité …)