Agent administratif polyvalent (h/f)

Au sein de la direction de l'Enfance, l'agent administratif sera chargé des tâches administratives dans le respect des règlements, essentiels au bon fonctionnement de la direction. Il effectue la gestion et le suivi des effectifs journaliers des différents accueils sur sites.
Il assure également l'information et la communication intra et inter services.

Gestion et suivi des effectifs :
- Assurer la circulation de l'information dans le service et inter-service sous couvert de la direction
- Assurer les taux d'encadrement sur sites en fonction du nombre d'enfants présents
- Recueillir et transmettre les effectifs d'enfants présents et encadrants sur sites au service restauration
- Tenir à jour des listings et tableaux informatiques des effectifs et pointages
- Recrutement des animateurs occasionnels selon les effectifs
- Création d'outils si nécessaire
- Classer et archiver les documents du service
- Suivi des présences du personnel encadrants sur site et transmission des éléments de paie en DRH
- Elaborer des tableaux de données de présence dans les accueils (statistiques, pourcentages)

Gestion et suivi des affaires courantes :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Distribution du courrier du service
- Demande de prestations auprès des autres services
- Rédaction des courriers et suivi des déclarations d'accidents
- Gestion et suivi des arrêtés du personnel permanent et occasionnel
- Mise à jour du réseau des animateurs occasionnels
- Suivi des dossiers de recrutement des animateurs occasionnels
- Déclaration informatique des structures auprès de la DDCS

Organiser le secteur administratif :
- Assurer la circulation de l'information dans le service et inter service, avec les partenaires et les administrés sous couvert de la direction
- Rédiger les courriers, les affiches et les notes de service puis en assurer la diffusion après validation par la direction
- Préparer et organiser les réunions : de service, inter service, institutionnelles : convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, accueil des participants
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Suivi des parapheurs : départ et arrivée
- Classer et archiver les documents du service
- Assurer le bon fonctionnement du réseau commun informatique du service

Gestion et suivi du personnel :
- Gestion et suivi des différents congés des directeurs de site et des animateurs titulaires et occasionnels en lien avec la direction
- Suivi des formations en lien avec les coordinateurs
- Rédaction et transmission des notes à la DRH des éléments de prime des agents