Assistant administratif et financier (h/f)

Suite à une mobilité interne, la Direction Sports Culture Evènementiel et Vie Associative recherche un assistant administratif et financier.

ØSecrétariat de direction du Pôle Culture :

§ Rédiger, taper et mettre en forme des courriers, notes de service, rapports, et autres documents administratifs.

§ Préparer et envoyer des courriers.

§ Assurer le suivi des courriers entrants et sortants, le classement et l'archivage des documents administratifs.

§ Concevoir et mettre en forme des présentations, des rapports et des documents administratifs.

§ Veiller à la qualité et à la cohérence des documents produits.

§ Mettre à jour et maintenir les tableaux de suivis.


Ø Référente Acropolis Pôle Culture :

§ Organisation et gestion des documents (courriers, e-mails, pages web, vidéos) via Acropolis.

§ Mise en place de processus de numérisation, intégration, circulation, archivage, recherche et publication des documents.

§Suivi du cycle de vie des documents et gestion des versions.


Ø Référente Webdelib Pôle Culture :

§Saisie des projets de délibérations, arrêtés, et décisions sous couvert du responsable hiérarchique.

§Coordination et suivi des circuits de validation internes.

§ Production et distribution des documents réglementaires


Ø Référente administrative subvention Pôle Culture :

§Vérifier les dossiers de demande de subvention en suivant les directives et modèles établis, et en assurant leur conformité juridique. Recevoir, scanner, et archiver les documents signés, en version papier et numérique.

§Préparer et envoyer les dossiers de subvention à la préfecture pour validation, puis suivre leur retour.

§Saisir et mettre à jour les informations des demandes de subvention dans un tableau de suivi.

§Rédiger et envoyer des mails de suivi aux parties prenantes, incluant les appels de fonds, et suivre les réponses et les actions nécessaires.

§Préparer et gérer les projets de titres relatifs aux subventions en coordination avec les services concernés. Suivre les dossiers en attente de retour et relancer les parties prenantes en cas de besoin.

§Mettre à jour et vérifier les tableaux de gestion et de suivi des tâches et des subventions.

§ Rédiger et envoyer des courriers de suivi après validation des subventions, et gérer la correspondance diverse…


ØGestionnaire comptable budget 5600 - Culture :

§ Assurer la création et la modification des fiches tiers dans le système comptable, en veillant à l'exactitude et à la mise à jour des informations. Effectuer les mises à jour nécessaires pour garantir que les données restent actuelles et précises.

§ Créer des bons de commande et en gérer la vie jusqu'à la liquidation, incluant la préparation des bordereaux de paiement.

§ Établir les engagements financiers nécessaires, en garantissant leur conformité avec les procédures budgétaires et comptables.

§ Récupérer les factures sur le site Demabox et assurer leur acheminement pour traitement, en veillant à leur conformité et à leur suivi.

§ Élaborer des projets de titre de recette pour la facturation.

§ Assurer le suivi du budget et effectuer des virements internes sous la supervision du responsable ou de l'adjoint, en respectant les contraintes budgétaires.

§ Créer et gérer des marchés subséquents sur le site AWS, depuis le suivi initial jusqu'à la création des bons de commande, en veillant à la conformité avec les procédures internes.


ØGestion financière régie d’avance du Théâtre :

§ Élaborer et gérer les projets de titre pour le reversement des recettes de billetterie.

§ Procéder à la reconstitution régulière de la régie d’avance pour assurer la disponibilité des fonds.

§ Suivre et mettre à jour le tableau des reconstitutions pour garantir une gestion précise et transparente.

§ Traiter les demandes de remboursement des billets de spectacle, en veillant à la conformité avec les procédures établies.

§ Participer, selon les besoins, à l’organisation et au déroulement des différents événements du théâtre.


ØReversement billetterie théâtre et traitement des frais bancaires :

§ Préparer les projets de titre pour la comptabilisation des recettes issues de la billetterie du théâtre. Cela inclut la collecte et la vérification des informations de vente, l'enregistrement des montants perçus, et l'établissement des titres de recette correspondants.

§ Gérer les frais bancaires associés aux transactions de billetterie, incluant leur traitement, la vérification des montants, et l'émission des mandats de paiement correspondants. S'assurer que ces frais sont correctement comptabilisés et mandatés en temps voulu.


Activités de suppléance

Assurer les tâches et responsabilités en cas d'absence.


ØAccueil :

§ Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs sur place ou par téléphone : analyse la demande, identifie le besoin, apporte une réponse adaptée et fais le relais auprès des différents membres du service.

§ Dispatching du courrier et transfert des différentes navettes


ØGestion des GUSO du Théâtre :

§ Enregistrer les déclarations GUSO sur le logiciel DF-NET.