Assistant administratif (h/f)

Placé sous la responsabilité du Directeur Général des services, vous serez en charge du secrétariat de la direction générale des services et effectuerez les missions suivantes :

Secrétariat de la direction des services :
- Prise de notes, rédaction et mise en forme tous types de documents ;
- Rédige les comptes rendus de réunions ;
- Organise le classement et l'archivage des dossiers ;
- Prépare les dossiers pour les instances ;
- Renseigne les tableaux de suivi du service ;
- Planifie et organise la logistique des réunions ;
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages ;
- Suit et organise l'agenda de la Direction et du Maire ;
- Prépare les dossiers de commissions pour le Maire ;
- Traite et suit les dossiers confiés à la demande du Maire ou de la DGS ;
- Assure la préparation des réunions internes et externes : convocations, réservation de la salle et logistique, vérification du quorum, préparation des dossiers, rédaction et transmission du compte rendu ;
- Met à jour le site internet de la ville ;
- Gère le planning des salles municipales ;
- Enregistrement du courrier.

Accueil physique et téléphonique du public, le renseigner et l'orienter :
- Accueille le public, l'oriente et le renseigne ;
- Reçoit, filtre, oriente et transmet les messages téléphoniques et les courriers électroniques ;
- Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Réagit avec pertinence aux situations d'urgence.

Suivi du protocole :
- Met à jour le fichier du protocole ;
- Envoi des invitations et suivi des présences ;
- Gère le budget du protocole ;
- Traite et suit les bons de commandes et les factures ;
- S'assure du bon déroulement et participe à la logistique des manifestations protocolaires.