Assistant de direction

Sous la responsabilité de la directrice, vous assurez un rôle support auprès de la directrice de la cohésion sociale et du CCAS, en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.

* Organisation des activités de la Directrice
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Assurer les relations interinstitutionnelles
- Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires
- Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités
- Assurer la veille documentaire
- Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,..) avec de multiples partenaires institutionnels.
- Elaborer les fichiers contacts

* Suivi des projets et activités de la Directrice
- Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Participer à la rédaction du rapport d’activité annuel
- Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier
- Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail

* Accueil et gestion administrative
- Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation power point, feuilles de calculs, etc.)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers
- Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié
- Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services
- Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails
- Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice

CONDITIONS D’EXERCICE
Pics d’activités occasionnels selon les nécessités du service