Assistant de direction F/H

Vous êtes rigoureux (se), autonome et organisé(e) ?

Vous souhaitez contribuer au fonctionnement de la Direction Générale ?

ENJEUX
Au sein de la direction générale, vous apportez une aide permanente au directeur général des services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de préparation de réunions, de classement et suivi de dossiers.

Vous prenez part à la mise en œuvre de certaines actions dans l’organisation des CODIR communs et dans le cadre du réseau des assistantes des membres de la Direction Générale et au titre de la communication interne.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN
 ·         TRAITEMENT DES DOSSIERS ET GESTION ADMINISTRATIVE

Vous préparez les dossiers pour les réunions en préparant les ordres du jour, en éditant ou obtenant les documents utiles, vous relayez les indications et classez les documents.

Vous êtes amené(e) à mettre en forme tous types de courriers (notes, documents administratifs, compte- rendus…), vous en rédigez certains, vous traitez les courriers électroniques afin de les prioriser et/ou réorienter, d’en traiter certains ou d’éditer ceux qui nécessitent une intervention du DGS. Vous faites les éventuelles relances.

En lien avec la chargée de mission du DGS, vous animez et participez au réseau des assistantes des membres de la Direction Générale, vous assurez la logistique du CODIR commun et du séminaire de la direction générale.

Vous coordonnez et participez à la permanence du secrétariat à l’échelle de la Direction Générale, de manière permanente en prenant en charge une partie des missions similaires pour d’autres DGA, et de manière ponctuelle en cas de congés, d’absences…

·         ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE

Vous recevez et orientez les demandes et les hiérarchiserez selon leur caractère d'urgence ou priorité. Vous serez également amené(e) à orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent. Vous organisez l’accueil logistique et physique des stagiaires ainsi que leur accompagnement au quotidien.

·         PLANIFICATION ET SUIVI

Vous gérez l’agenda du DGS, organisez les rendez-vous et les réunions en vous assurant de l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.).

Vous êtes en lien permanent avec le cabinet du Maire et le secrétariat de la Direction Générale de la CUD et vous assurez le suivi des instances communes (comités de pilotage, réunions DG) et la circulation des parapheurs non encore dématérialisés.