Assistant de Direction (h/f)

Sous la responsabilité de la Direction Générale Adjointe des Services à la Population, l’assistante de direction accompagne la DGA et les directions qui y sont rattachés en assurant un rôle de veille, d’interface, d’appui à la coordination et d’alerte le cas échéant sur l’ensemble des dossiers et projets dont elle a la charge.

1- Assurer le suivi administratif de la DGA Services à la Population /

Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser, filtrer, rediriger, transmettre
Gestion de l’agenda
Gestion du courrier entrant et sortants et de l’interface gestion du courrier dématérialisé
Préparation des dossiers de réunions.
Organisation des dossiers, du classement de manière adéquate (papier et électronique) et de l’archivage
Garantie de la traçabilité des flux entrants et sortants
Création, mise à jour et suivi des tableaux de pilotage

2- Assurer l’interface entre les Directions du secteur et la DGA :

Veille, rappel des échéances du secteur (conventions, dossiers en cours, instances et procédures internes RH.)
Organisation du traitement et de la diffusion de l’information
Appui aux Directions et services du secteur
Transmission d’informations aux services en cas d’absence de la DGA

3- Assurer et suivre la planification des activités du Pôle :

Planification annuelle des évènements
Planification ouverture et fermeture des équipements
Suivi des congés des directeurs et continuité de direction