Assistant de Direction (H/F)
Emploi CCAS DE JARVILLE-LA-MALGRANGE
Jarville-la-Malgrange (Meurthe-et-Moselle)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattaché à la Directrice du CCAS, l'assistant administratif assure la gestion administrative de l'établissement public.
1. ASSISTER ET SOUTENIR LE/LA DIRECTEUR-TRICE DANS LES TRAVAUX ADMINISTRATIFS DU SERVICE
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi
2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s
3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés
5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
- Organiser des réunions (préparation, élaboration de support de présentation...)
- Prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
- Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
- Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
- Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés
- Assurer la gestion du courrier : envoi, réception, diffusion, suivi
2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
- Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
- Rédiger les procès-verbaux, courriers
- Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
- Mettre à jour les tableaux de suivi
- Suivre les instances et élaborer le-s registre-s
3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
- Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
- Valider les factures
- Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
- Etre un soutien pour l'élaboration du budget
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1 Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du CCAS (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés
5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
Profil recherché
Savoirs
1. Bonne connaissance des outils bureautiques
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (institutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des techniques d'accueil des usagers
Savoirs faire
1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda
Savoirs être
1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service
1. Bonne connaissance des outils bureautiques
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (institutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des techniques d'accueil des usagers
Savoirs faire
1. Maîtrise des techniques de secrétariat
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda
Savoirs être
1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service
Autres informations
Non renseignées
il y a 6 jours
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