Assistant de gestion administrative (H/F)

Grand collectivité publique de la région francilienne, Le Département de l'Essonne accompagne près de 1 300 000 habitants au quotidien grâce à ses 4 300 collaborateurs répartis sur tout le territoire et occupant plus de 170 métiers. Nous avons une mission formidable sur le territoire car nous sommes Chef de fil de l’action sociale et solidaire. Le Département œuvre en faveur de la santé, l’autonomie et l’insertion des personnes éloignées de l’emploi. Il participe activement à l’aménagement du territoire à travers ses routes, et à l’éducation avec ses collèges.!

Dès votre arrivée, vous rejoignez le Service Maintenance et Entretien Technique, plus connu par ses habitués sous le doux nom de SMET. C’est un service où l’on aime que les choses avancent, où l’on jongle entre suivi d’activité, réunions techniques, coordination et relation avec les usagers. Vous êtes rattaché(e) directement au chef de service, ce qui vous place au cœur de l’action et vous donne une vue panoramique sur tout ce qui se passe.

Vous apportez chaque jour un soutien administratif solide, rassurant et structuré. Vous prenez en charge la gestion des affaires courantes, ce qui signifie que vous êtes l’interlocuteur privilégié pour fluidifier les échanges internes et externes, répondre, orienter, anticiper. Vous assurez le secrétariat du chef de service : agendas, prises de rendez-vous, réunions qui s’enchaînent mais que vous rendez simples et bien préparées. Vous actualisez des données, vous suivez les congés, vous classez (oui, vraiment, ça peut devenir une activité plaisante), vous accueillez les visiteurs, vous gérez le parapheur, les courriers, les plateformes numériques et les bons de commande.

Vous devenez aussi un relais essentiel dans la gestion administrative et comptable : commandes, factures, archivage, suivi des outils métiers comme PISE ou Odyssée. Vous participez à des réunions, vous prenez des notes, vous rédigez des comptes rendus clairs, précis, utiles. Vous préparez des dossiers techniques, vous facilitez l’organisation logistique, vous contribuez à la qualité de la relation usagers en participant à des enquêtes de satisfaction. Vous êtes même associé(e) à des démarches de communication internes et à des actions de sensibilisation, parce que votre poste n’est surtout pas limité à l’administratif classique.

Et puis, il y a les relations humaines : vous échangez avec les services départementaux, les partenaires, les entreprises. Vous devenez une figure connue, celle que l’on appelle pour comprendre, pour vérifier, pour coordonner. Votre rôle prend alors toute sa dimension : rendre la vie plus simple à tout le service et soutenir la performance collective.