Assistant services à la population (h/f)
Emploi LA HOUSSAYE EN BRIE
La Houssaye-en-Brie (Seine-et-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Accueil du public et gestion administrative
-Missions principales:
Accueil
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Gérer les diverses demandes des administrés ou autres visiteurs,
- Assurer la correspondance avec les usagers,
Marché hebdomadaire
- Gestion des marchands (présences, absences et administratifs),
- Recherche et accueil des nouveaux marchands,
- Organisation des rendez-vous du marché une fois par trimestre,
- Diffusion et relais des informations sur le Facebook du marché,
Associations :
- Gestion et suivi des réservations des salles communales,
- Envoi, réception et suivi des dossiers de demande de subvention,
- Vérification mensuelle des plannings des salles,
- Gestion des réservations de matériel mutualisé par les associations,
- Information auprès des agents pour l'intégration à leur planning du transport du matériel
Élections
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale,
- Gérer les radiations, préparer les tableaux et suivre la liste électorale,
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales,
Cimetière
- Rédaction et gestion des autorisations pour les administrés et les pompes funèbres,
- Suivi des emplacements du cimetière,
- Mise à jour dans le logiciel Berger-Levrault des concessions du cimetière,
Régie
- Gestion de la régie de recettes pour les concessions de cimetière, les locations de salle et les photocopies (titres de recettes...)
Communication
- Mettre à jour le site internet de la Commune et le Facebook en collaboration avec les autres collègues,
Salles communales
- Suivi du planning des salles communales
- Gérer les réservations
Manifestations
- Préparation administrative des cérémonies et affichage (8 mai, 18 juin, 11 novembre...)
- Préparation et envoie des invitations pour les vœux du Maire
- Préparation et affichage des différentes manifestations communales
- Préparation des arrêtés de débit de boissons pour la Commune et les associations.
Social
- Accueillir le public et informer sur les demandes de logement, de transport, d'aide sociale...
- Assurer le suivi de ces demandes,
Classement et archivage
- Classement et archivage des comptes rendus de Conseil Municipal ou Conseil d'Administration, des délibérations et des arrêtés.
- Archivage annuel des dossiers
Dans le cadre de la polyvalence :
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes.
Accueil
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Gérer les diverses demandes des administrés ou autres visiteurs,
- Assurer la correspondance avec les usagers,
Marché hebdomadaire
- Gestion des marchands (présences, absences et administratifs),
- Recherche et accueil des nouveaux marchands,
- Organisation des rendez-vous du marché une fois par trimestre,
- Diffusion et relais des informations sur le Facebook du marché,
Associations :
- Gestion et suivi des réservations des salles communales,
- Envoi, réception et suivi des dossiers de demande de subvention,
- Vérification mensuelle des plannings des salles,
- Gestion des réservations de matériel mutualisé par les associations,
- Information auprès des agents pour l'intégration à leur planning du transport du matériel
Élections
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale,
- Gérer les radiations, préparer les tableaux et suivre la liste électorale,
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales,
Cimetière
- Rédaction et gestion des autorisations pour les administrés et les pompes funèbres,
- Suivi des emplacements du cimetière,
- Mise à jour dans le logiciel Berger-Levrault des concessions du cimetière,
Régie
- Gestion de la régie de recettes pour les concessions de cimetière, les locations de salle et les photocopies (titres de recettes...)
Communication
- Mettre à jour le site internet de la Commune et le Facebook en collaboration avec les autres collègues,
Salles communales
- Suivi du planning des salles communales
- Gérer les réservations
Manifestations
- Préparation administrative des cérémonies et affichage (8 mai, 18 juin, 11 novembre...)
- Préparation et envoie des invitations pour les vœux du Maire
- Préparation et affichage des différentes manifestations communales
- Préparation des arrêtés de débit de boissons pour la Commune et les associations.
Social
- Accueillir le public et informer sur les demandes de logement, de transport, d'aide sociale...
- Assurer le suivi de ces demandes,
Classement et archivage
- Classement et archivage des comptes rendus de Conseil Municipal ou Conseil d'Administration, des délibérations et des arrêtés.
- Archivage annuel des dossiers
Dans le cadre de la polyvalence :
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes.
Profil recherché
Connaissances professionnelles :
Technique de secrétariat, bon orthographe,
Techniques d'accueil et des règles de communication ;
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ;
L'organisation d'une collectivité territoriale ;
Connaissance sur les logiciels de bureautique, de gestion des administrés et de comptabilité.
Savoir-être :
Sens de l'écoute et de l'observation ;
Rigueur et organisation dans le travail ;
Autonomie dans la gestion des dossiers ;
Discrétion lorsque le travail s'effectue au contact des usagers ;
Sens du travail en équipe ;
Polyvalence ;
Titulaire du permis B ;
Contraintes particulières :
- La gestion des situations de stress liées à l'accueil du public.
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Travail sur écran
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Technique de secrétariat, bon orthographe,
Techniques d'accueil et des règles de communication ;
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ;
L'organisation d'une collectivité territoriale ;
Connaissance sur les logiciels de bureautique, de gestion des administrés et de comptabilité.
Savoir-être :
Sens de l'écoute et de l'observation ;
Rigueur et organisation dans le travail ;
Autonomie dans la gestion des dossiers ;
Discrétion lorsque le travail s'effectue au contact des usagers ;
Sens du travail en équipe ;
Polyvalence ;
Titulaire du permis B ;
Contraintes particulières :
- La gestion des situations de stress liées à l'accueil du public.
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Travail sur écran
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
Recevez des offres d’emplois similaires à Assistant services à la population (h/f) par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr