Assistant services à la population (h/f)

Agent d'accueil et secrétariat des services techniques communal

-Secrétariat Services Techniques
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
- Assistance de direction (agenda, convocations, comptes rendus)
- Assurer les relations avec les entreprises, les associations et les particuliers
- Déclarations de sinistres ou dégradations de biens publics aux assurances
- Demandes des concessionnaires : rédaction et envoi des arrêtés, courriers reçus, mails.
- Arrêtés de voirie, numérotages
- Assurer le suivi administratif des marchés publics
- Actualisation des tableaux de bords et indicateurs de l’activité du service

Agent d’accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
- Gérer les éventuelles situations de tension.

Identifier les demandes :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour faciliter les demandes des habitants.
- Délivrer les extraits d’acte d’état civil,
- Effectuer la mise à jour et délivrer les livrets de familles.
- Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
- Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales
- Suivi des clés des bâtiments communaux
- Gérer les objets trouvés

Missions annexes sur le temps d’accueil :
- Gestion des demandes de recensement du citoyen
- Etablir les duplicatas des livrets de famille
- Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
- Rédiger et/ou transmettre les demandes d’intervention auprès des Services Techniques
- Demandes de salles et de matériel,
- Traitement des demandes de déclarations de travaux (DT et DICT)
- Traitement de la fiche d’astreinte
- Gestion des animaux en divagation

Missions occasionnelles :
- Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
- Assistance pour le dossier d’harmonisation de mise en culture du maïs
- Elections : inscriptions sur la liste électorale et secrétariat des scrutins électoraux
- Recensement de la population : saisie