Assistant(e) Administratif(ve)

Sous la direction du Responsable du service Environnement Urbain, l’agent a pour fonctions :
- Organisation et coordination des informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure
- Assistance à sa hiérarchie immédiate
- Gestion des engagements et liquidations budgétaires du pôle, refacturation et Etat de recouvrement
- Participation à la gestion administrative du parc auto et de la station à carburant

Comptabilité des engagements et liquidations du Centre Technique Municipal
• Saisie, analyse et orientation des bons de commandes
• Saisie des engagements et liquidations budgétaires
• Ventilation analytique des bons de commandes
• Edition des documents budgétaires pour les différents services, aide au budget, DM et BS.
Tâches administratives sur l’activité du Parc Automobile
• Saisie et suivi des bons de commande des pièces automobiles
• Saisie de l’activité du parc auto dans le logiciel Astech (pièces, contrôles réglementaires…)
• Transmission des coûts de fonctionnement et réalisation de titres de recettes
• Gestion des prêts des véhicules
• Gestion de la station en collaboration avec le responsable environnement urbain : affectation des badges, suivi des consommations, autorisation de prise de carburant et assurer le réapprovisionnement de carburant.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat
• Accueil physique, recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
• Suivi des actions de la brigade verte.
• Transmission des messages aux responsables d’équipes et de secteurs
• Accueil et gestion des appels en période de déneigement
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi et traitement de tous les documents se rapportant aux marchés, des courriers, des rapports et des Comptes rendus divers
• Réception et distribution du courrier, archivage
• Gestion des rendez-vous
• Gestion des congés et réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel
Gestion des procédures et activités des services
• Suivi administratif des astreintes du week-end
• Diffusion et affichage des informations et documents réglementaires et d'information
• Commande et gestion des fournitures
• Gestion des prêts des salles de réunion
• Gestion des réservations des salles de réunion du CTM et des Véhicules