Assistante administrative

Firminy, Ville dynamique recherche un nouveau-nouvelle collaborateur-trice motivé(e), ayant le sens du service public, afin de rejoindre nos services municipaux et d'occuper le poste de :

Assistant administratif (H/F)

Située au carrefour de deux départements, au cœur de la Vallée de l'Ondaine, Firminy est depuis toujours un territoire dynamique. Quatrième Ville de la Loire en nombre d'habitants (17 000 hab.), commune membre de Saint-Etienne Métropole, Firminy est le pôle d'attractivité d'un bassin de vie rayonnant sur la Vallée de l'Ondaine, le Haut Forez et le bassin d'Yssingeaux en Haute-Loire.
Où se situe la Ville de Firminy :
https://www.google.com/maps/place/Firminy/data=!4m2!3m1!1s0x47f5b010c45e331d:0x4093cafcbe812e0?sa=X&ved=2ahUKEwj8qKqjz6D6AhWNxYUKHRTCAycQ8gF6BAhdEAE

Pourquoi venir au sein des services municipaux de la Ville de Firminy ?
Révéler vos atouts - Partager le sens du service public - Dynamiser votre parcours professionnel - Veiller à favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle - S'épanouir sur un territoire agréable et à taille humaine !

Au sein du pôle Ressources et appuis fonctionnels, l'Assistant administratif est placé directement sous l'autorité du Directeur Général des Services et de la Responsable du service Assemblée - Secrétariat Général - Bureau du Courrier - Archives et du Directeur de Pôle.
Il / elle assurera les missions suivantes :
* Différentes missions d'un secrétariat de direction en termes d'accueil, de gestion du temps, organisation de réunions et de suivi de dossiers afin de garantir le bon fonctionnement général de la Direction et/ou des Services
* Interface privilégiée entre la Direction Générale, le Maire, les élus, les services, les usagers et les divers partenaires institutionnels
* Rôle prépondérant dans la transmission des informations relatives à l'activité municipale

Missions :

Activités Secrétariat Général
Assurer les missions administratives de la direction
Assurer l'interface inter et intra services et avec les partenaires extérieurs
Organiser et anticiper l'agenda du Directeur Général des Services en préparant un dossier constitué des éléments d'informations nécessaires,
Prendre des rendez-vous et organiser les réunions de la Direction,
Rédiger les comptes rendus, suivre leur validation et s'assurer de leur diffusion,
Assurer la planification, l'organisation (organisation matérielle, validation de l'ordre du jour, mails d'invitation, relecture des supports de présentation, interface avec les autres assistantes administratives si nécessaire, dépôt des documents et gestion sur la plateforme collaborative) et le suivi des différentes réunions : CODIR, COPIL, etc...
Rédiger divers documents, courriers, courriels, notes internes, diaporamas, ...
Rédiger pour le compte du Directeur Général des Services le reporting de la direction pour le suivi des directions de pôles
Assurer l'interface entre les directeurs et les responsables de service
Rédiger les relevés de conclusion des réunions, suivre leur validation et s'assurer de leur diffusion,
Interface avec le service Assemblée,

Autres Activités
Assurer l'accueil téléphonique et physique en lien avec les missions administratives de la Direction.
Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent
Être la référente de la direction pour le réseau communication

Afin d'assurer la continuité de service, l'agent pourra être amené ponctuellement à assurer les missions dévolues aux autres agents ayant des missions similaires, dans le respect du cadre d'emploi.

Environnement et contexte de travail :

- Grande disponibilité en fin de journée