Assistante administrative h/f

POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LE SERVICE
Le Maire → le DGS →LA DGA → le directeur de l’école de musique → l’assistant administratif.

RELATIONS FONCTIONNELLES
En interne à la commune :
Relation avec les élus, les professeurs de musique et les autres services mairie (reprographie ; comptabilité ; bureau des adjoints ; vie locale et associative ; services techniques ; bureau des écoles)
En externe
Contacts directs et permanents avec les administrés (usagers, parents et enfants), contact avec des entreprises privés et des associations, contact avec d’autres administrations (DGFIP)
Vous:
• Assurez l’accueil et valoriser la politique culturelle de la Commune;
• Assurez la fonction de Régisseur Suppléant de la Régie de Recettes de l’Ecole de Musique : inscriptions et facturations/ suivi des encaissements.
• Contribuez activement à la mise en œuvre des projets de l’Ecole et accompagner l’équipe pédagogique sur les aspects administratifs
• Suivez et engager les éléments du budget de l’Ecole de Musique selon les instructions du Directeur

Activités du poste : - Accueil
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Renseignement des usagers
Inscriptions aux cours, réception des parents
Transmission des messages aux élèves
Rechercher et diffuser des informations
Orienter, conseiller le public
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

- Suivi administratif
Courriers, notes, mails auprès des élèves, parents, professeurs en lien avec la directrice
Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
Gestion dossiers d’inscriptions en lien avec la directrice
Gestion des plannings et emploi du temps
Edition des attestations d’inscriptions et de niveaux en lien avec la directrice
Edition et envoi des bulletins
Edition des fiches de suivi et d’évaluation
Suivi des absences des élèves
Gestion des prêts d’instruments
Suivi des convocations des examens en lien avec la directrice
Gestion et édition des résultats d’évaluation
Etablissement de tableaux de bord statistique à la demande de la directrice
Gestion des réservations pour les manifestations


- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

- Gestion financière de la régie de recette :
Assurer le suivi budgétaire
Contrôler le DFT, liens et échanges avec le trésor public
Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité
Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public
Gestion des impayés et réalisation des courriers de relance
Tenue comptable de la régie de recettes
Respecter les limites de l’arrêté de régie en matière d’opérations autorisées et de moyens de paiement/encaissements
Conserver l'encaisse dans la limite du montant défini par l'acte de création de la régie
Effectuer le contrôle comptable des opérations (pièces justificatives pour les dépenses et nature de la recette)
Produire les pièces justificatives auprès de l'ordonnateur ou du comptable et effectuer le versement de l'encaisse selon la périodicité établie
Transmettre les factures impayées au service financier de la collectivité pour émission de titres de recettes
Signaler les anomalies de paiement au comptable assignataire
Consigner toutes les opérations et encaissements
Tenir la comptabilité
Organiser la sécurité des valeurs de la régie

CONNAISSANCES PARTICULIERES

Maîtrise des disciplines enseignées à l’école afin de répondre aux demandes du public
Connaissance et maîtrise du cursus d’étude (classes d’instruments et Formation Musicale)