Assistante de direction
Emploi MAIRIE DE THONON LES BAINS
Thonon-les-Bains (Haute-Savoie)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité directe du Maire, la secrétaire de direction assure son secrétariat, l’assiste dans la gestion administrative de ses dossiers et participe à l’organisation de son emploi du temps. Elle est charge de missions administratives traditionnelles et stratégiques.
Vous assurez également le secrétariat des Elus.
Vous assurez également le secrétariat des Elus.
La secrétaire de direction est chargée de :
- Filtrage téléphonique et accueil,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire et des Elus : réception, tri, diffusion des informations en interne et en externe,
- Gestion de l’agenda du Maire et des Elus, prise des rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Préparation et organisation logistique des réunions (convocations, ordre du jour, réservation de salles, accueil des participants …)
- Saisie et mise en forme de courriers, notes, présentations,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l’activité de la municipalité,
- Classement des dossiers, archivage,
- Saisie des documents numériques,
- Réponses aux doléances des usagers.
Activités secondaires :
- Assurer les fonctions d’assistant(e) du Maire et des élus
- Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent
- Filtrage téléphonique et accueil,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire et des Elus : réception, tri, diffusion des informations en interne et en externe,
- Gestion de l’agenda du Maire et des Elus, prise des rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Préparation et organisation logistique des réunions (convocations, ordre du jour, réservation de salles, accueil des participants …)
- Saisie et mise en forme de courriers, notes, présentations,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l’activité de la municipalité,
- Classement des dossiers, archivage,
- Saisie des documents numériques,
- Réponses aux doléances des usagers.
Activités secondaires :
- Assurer les fonctions d’assistant(e) du Maire et des élus
- Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent
Profil recherché
• Expérience dans une fonction de secrétariat correspondant à un poste à responsabilité ou de secrétariat de direction,
• Très bonne connaissance des techniques de secrétariat,
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Pack Office)
• Aptitudes rédactionnelles : autonomie dans la rédaction de courriers et excellente maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,
• Bonne connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés …),
• Connaissance des règles protocolaires,
• Aptitude au travail transversal,
• Capacité à prioriser les informations
• Bon relationnel,
• Sens aigu de l’organisation et de la méthode, efficacité et autonomie.
• Très bonne connaissance des techniques de secrétariat,
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Pack Office)
• Aptitudes rédactionnelles : autonomie dans la rédaction de courriers et excellente maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,
• Bonne connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés …),
• Connaissance des règles protocolaires,
• Aptitude au travail transversal,
• Capacité à prioriser les informations
• Bon relationnel,
• Sens aigu de l’organisation et de la méthode, efficacité et autonomie.
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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