Assistante de direction

Marseille, ville d'arts et d'histoire, 1er Port de France, labellisée French Tech s'engage dans une nouvelle dynamique de développement social, économique, environnemental, d'offre culturelle et s'inscrit dans la révolution numérique au service de la mutation urbaine ainsi que dans une démarche de proximité pour promouvoir le bien vivre ensemble. Au sein de la Direction d'Appui Fonctionnel de la Direction Générale des Services, vous êtes chargé(e) d'assister le Directeur. Votre rôle consistera à : Apporter une aide permanente au directeur en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers ; Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement interne et externe de la direction ; Assurer la gestion de l'agenda électronique du directeur, contrôler les échéances, assurer les prises de rendez-vous ; Organiser, planifier et participer aux réunions pour prendre des notes et les rendre sous forme de comptes rendus ; Gérer la boîte mails en réalisant les suivis des échanges et en les priorisant ; Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ; Saisir des courriers, mails, rapports, tableaux et les exporter sous formes de divers documents ; Prendre en charge le secrétariat des marchés publics par la réception et l'enregistrement des plis pour les MAPA, la rédaction et l'envoi des courriers de rejets et notification aux candidats.