Assistant(e) de Direction

En tant qu'Assistant de direction, vous apportez un soutien permanent au Directeur de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Assurer la communication interne et externe de la Direction
 Préparer, mettre en forme et contrôler les supports de communication (rapports, notes, délibérations, conventions, comptes-rendus).
 Assurer la communication de crise en cas d'incident majeur des systèmes d'information.
 Participer à la rédaction et au contrôle qualité des procédures de la direction.

Assurer la gestion administrative des marchés de la direction
 Préparer et contrôler les éléments constitutifs des marchés publics, en lien avec les Chefs de Service et les Chefs de projets, la Direction des Finances et de la Commande Publique, et les fournisseurs.
 Assurer le suivi des échéances et des renouvellements des marchés publics.

Réaliser les actions de secrétariat de la direction
 Gérer l'accueil physique et téléphonique de la Direction.
 Réceptionner, trier et classer le courrier de la Direction.
 Assurer le suivi des signatures des documents (parapheurs).
 Gérer l’emploi du temps quotidien du Directeur et des Chefs de Service, et organiser la logistique associée (réservation et préparation de salle, de véhicules, …).
 Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
 Participer au suivi administratif des agents de la Direction.

Activités complémentaires :
 Apporter un soutien à l'Assistant Administratif et Comptable dans l'exécution des marchés publics : saisie de commandes, réalisations des engagements, échanges avec les fournisseurs, facturation.
 Assurer le rôle de Correspondant Archives de la Direction, pour le classement, préarchivage et archivage des dossiers.
 Assurer le rôle de Correspondant Hygiène et Sécurité pour la Direction