assistante de direction h/f

Collaborateur/trice direct de M. Le Maire et de la Directrice Générale des Services, vous leur apporterez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Missions :
* Accueillir le public
* Organiser l'agenda de M. le Maire, celui des élus et de la DGS (en soutien/absence de l'assistante de direction de la DGS)
* Gestion du courrier de la commune (en binôme)
* Apporter une aide permanente au Maire et aux élus en termes de gestion, communication et d'information
* Rédaction des courriers
* Classement et suivi des dossiers
* Gérer les demandes du service
* Mettre en place et renseigner des tableaux de bord liés aux actions confiés à l'agent
* Renseigner les interlocuteurs et relayer l'information
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphonique et informatiques
* Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunion
* Être le relais d'information avec le responsable hiérarchique
* Tenir le planning des salles de réunion à jour, le diffuser et gérer les réservations
* Permanences du Maire: prise de notes + rédaction des courriers
* Tenue des actes administratifs et des registres (télétransmission, affichage, diffusion, reliure) en soutien/absence de l'assistante de direction de la DGS
* Préparation administrative du Conseil Municipal en soutien/absence de l'assistante de direction de la DGS
* Protocole: cartons décès, naissance, vœux du Maire, commande de gerbes et cadeaux