La Ville de Chaumont et l’Agglomération recherchent un Chargé de la Vie Institutionnelle Communautaire et Municipale rigoureux, organisé et attentif aux détails, prêt à devenir l’un des rouages essentiels du fonctionnement démocratique de la collectivité. Derrière chaque conseil municipal, chaque conseil communautaire et chaque décision importante se cache un travail de préparation minutieux, de coordination et de suivi. Vous serez l’un des garants de cette organisation.

Intégré au sein de la Direction Générale des Services et placé sous l’autorité du Responsable du service Vie Institutionnelle, vous participerez directement au bon fonctionnement des instances décisionnelles de la Ville de Chaumont et de l’Agglomération. Votre activité se répartira entre les deux collectivités, avec une intervention à hauteur de 70 % pour la Ville et de 30 % pour l’Agglomération.

Votre rôle débutera bien avant la tenue des séances. Vous serez chargé de la préparation complète des conseils municipaux, conseils communautaires, commissions et autres instances décisionnelles. Vous élaborerez les calendriers prévisionnels, assurerez la coordination avec les différents services, suivrez les échéances et veillerez à ce que chaque dossier soit transmis dans les délais impartis.

Vous participerez également à toute l’organisation logistique nécessaire au bon déroulement des réunions. Réservation des salles, préparation des espaces, vérification des équipements techniques, gestion des convocations et diffusion des dossiers feront partie de votre quotidien. Votre sens de l’anticipation permettra aux élus et aux services de travailler dans un cadre parfaitement préparé.

Lors des séances, vous serez présent pour assurer un accompagnement opérationnel et administratif essentiel. Vous veillerez au respect des procédures, au contrôle des présences, à la gestion des procurations, à la vérification du quorum ainsi qu’au bon déroulement des votes et des signatures. Vous serez un véritable point d’appui pour les élus, les directions et les secrétariats concernés.

Une fois les décisions prises, votre mission se poursuivra avec le suivi administratif et réglementaire des actes. Vous finaliserez les délibérations conformément aux décisions adoptées, contrôlerez leur conformité, assurerez leur transmission aux services compétents et veillerez à leur caractère exécutoire. Vous participerez également à la rédaction et à la diffusion des procès-verbaux ainsi qu’à la tenue des registres officiels.

Vous contribuerez activement au suivi de la composition des différentes instances. Lorsqu’un élu est installé, lorsqu’une démission intervient ou lorsqu’une modification doit être prise en compte, vous réaliserez les démarches nécessaires en lien avec les services concernés afin de garantir la parfaite actualisation des documents institutionnels.

Ce poste vous permettra également de participer à plusieurs projets structurants pour la collectivité. Vous serez associé à la modernisation et à la dématérialisation des procédures administratives, à l’amélioration continue des outils utilisés par le service ainsi qu’à l’harmonisation des pratiques rédactionnelles. Vous contribuerez notamment à optimiser l’utilisation du logiciel ACTES OFFICE et à faire évoluer les méthodes de travail afin de gagner en efficacité et en fluidité.

Vous rejoindrez une équipe engagée dans laquelle l’entraide occupe une place importante. Selon les besoins, vous pourrez intervenir en soutien de vos collègues afin d’absorber les pics d’activité et garantir la continuité du service.