Chargé du suivi des courriers de la collectivité (H/F)

Chargé du suivi des courriers de la collectivité

Missions générales du poste
- Gérer la circulation des documents émis par l'administration et arrivant au Cabinet à l'issue de la chaîne hiérarchique soit par voie dématérialisée (Courriel, Elise, logiciel convention, posactes) pour la majeure partie, soit par parapheurs et assurer le suivi de leur mise à la signature.
- Assurer le suivi des documents produits par le Cabinet du Président
-Procéder à l'archivage des documents émanant à la fois de l'administration et du cabinet une fois traités.
- Réceptionner et traiter les courriels des directions en cas de demandes d'informations.

Activités :
- Assurer le suivi et le traitement des documents émanant à la fois de l'administration et du Cabinet du Président.
-Assurer le suivi de la mise à la signature des documents (courriers, documents juridiques, financiers et RH, conventions...) émanant des directions.
- Être capable de réorienter au besoin les documents en cas d'erreur après en avoir préalablement informé la chefferie de cabinet et d'une manière générale, rester en alerte sur d'éventuelles erreurs de formes ayant pu être commises sur les courriers.
- Assurer l'enregistrement de tous les documents entrants et sortants au Cabinet, quelque soit leur forme, dématérialisée ou non.
- Informer les Directions/services sur le suivi des parapheurs en cas de sollicitation en privilégiant la voie courielle.
- Assurer la mise jour et les évolutions des tableaux de suivi.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.