Chargé(e) d'accueil

Forte d’un patrimoine exceptionnel et bénéficiant d’un dynamisme économique et touristique certain, la Communauté de communes du Grand Chambord s’est engagée résolument pour faire face aux mutations de notre époque et jouer un rôle déterminant dans la construction d’un territoire plus durable.

Une démarche participative réunissant élus, partenaires et habitants dénommée « Ensemble Imaginons 2030 », a permis d’élaborer plusieurs projets structurants (Programme Local de l’Habitat, Plan Local d’Urbanisme Intercommunal, Plan climat Air Energie Territorial intégrant un volet mobilité…) et de lancer une réflexion sous la forme de l’élaboration d’un plan de paysage « assemblier » des différentes démarches.

Attachée aux valeurs du collectif, la CCGC s’appuie sur un management collaboratif et veille à offrir à ses équipes un environnement de travail propice dans un cadre agréable.

Dans la perspective d’un départ progressif à la retraite, la CCGC recherche pour compenser cette absence et envisager le remplacement de l’agent, un(e) chargé(e) d’accueil.

Vous assurez l’accueil, vous orientez et renseignez tous les publics (administrés, élus, agents, partenaires, fournisseurs...), tous canaux confondus (physique, téléphonique, messagerie, site internet). Vous êtes un appui administratif et logistique pour l’ensemble des services.

Vos missions sont les suivantes :

ACCUEILLIR, ORIENTER, RENSEIGNER
• Assurer l’accueil téléphonique et physique
• Gérer les mails de la boite contact et les sollicitations déposées sur le site internet
• Fournir les renseignements de premier niveau et rediriger vers les interlocuteurs concernés
• Veiller à la sécurité des locaux (accès visiteurs, suivi des badges, clés…) et à son bon entretien : signaler le cas échéant aux services concernés
• Assurer la réception et la distribution des colis et des fournitures
• Participer à la communication des services (diffusion, affichage…)
• Maintenir dans l’espace d’accueil une atmosphère accueillante et valorisante pour la collectivité

ACCOMPAGNER ADMINISTRATIVEMENT LES SERVICES
• Réceptionner le courrier, affranchir et enregistrer le courrier entrant et sortant
• Editer des courriers à réponses préformatées
• Réaliser divers travaux de bureautique, de reprographie, de dématérialisation
• Gérer et mettre à jour des listings
• Assurer du classement et de l’archivage
• Mettre en œuvre et suivre la démarche qualité pour les processus liés à l’accueil (pilotage du processus Accueillir, informer, orienter et implication dans les groupes traiter les demandes et les réclamations et gérer les infrastructures et le matériel)

PARTICIPER A LA VIE INSTITUTIONNELLE DE LA COLLECTIVITE
• Participer à l’organisation des commissions et réunions des élus (invitation, logistique, émargements)
• Contribuer à la bonne organisation des évènements (invitations, suivi des inscriptions, coordination logistique…)

ÊTRE UN APPUI A LA VIE DES SERVICES
• Gérer les stocks de matériels et fournitures courantes (consommables, alimentaires et administratifs) en lien avec les services et les fournisseurs
• Gérer le planning de réservation des salles et veiller au bon fonctionnement du matériel
• Suivre les abonnements aux revues professionnelles et diffuser les newsletters
• Assurer le bon fonctionnement des copieurs
• Participer à la bonne gestion du parc automobile
• Gérer les réservations auprès de prestataires dans le cadre de déplacements (transports, hôtels…)

Par vos missions, vous participez à la qualité du service rendu aux usagers et à la bonne vie des services. Vous êtes garant(e) de l’image de la collectivité et saurez vous rendre disponible lors des quelques réunions en début de soirée. Poste non éligible au télétravail.