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MAIRIE DE BLANQUEFORT
Chef-fe du Service Etat civil, Elections et Cimetière
12 rue dupaty bp 20117, Blanquefort (Gironde (33))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Vous souhaitez exercer un métier au cœur du service public, au contact des habitants, tout en mobilisant vos compétences juridiques, administratives et managériales ?
La Ville recherche son/sa Chef(fe) du service État civil / Élections / Cimetière.
À la tête d’une équipe de cinq agents, vous assurez le pilotage et la coordination d’un service aux missions particulièrement variées : état civil, élections, recensement citoyen et gestion du cimetière municipal.
Vous êtes à la fois manager, référent(e) juridique et garant(e) de la qualité du service rendu aux usagers. Vous contribuez également à faire évoluer les pratiques du service, à sécuriser les procédures et à accompagner les agents dans leur développement professionnel.
Ce poste vous offre ainsi une grande diversité de missions et vous place au cœur des relations entre la collectivité, les habitants et de nombreux partenaires institutionnels.
Vos conditions de travail :
Le poste est proposé à temps complet (100 %), dans le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou des attachés territoriaux.
Une permanence le samedi matin, organisée par roulement, est prévue dans le fonctionnement du service. Une disponibilité particulière est également attendue lors des périodes électorales.
La Ville recherche son/sa Chef(fe) du service État civil / Élections / Cimetière.
À la tête d’une équipe de cinq agents, vous assurez le pilotage et la coordination d’un service aux missions particulièrement variées : état civil, élections, recensement citoyen et gestion du cimetière municipal.
Vous êtes à la fois manager, référent(e) juridique et garant(e) de la qualité du service rendu aux usagers. Vous contribuez également à faire évoluer les pratiques du service, à sécuriser les procédures et à accompagner les agents dans leur développement professionnel.
Ce poste vous offre ainsi une grande diversité de missions et vous place au cœur des relations entre la collectivité, les habitants et de nombreux partenaires institutionnels.
Vos conditions de travail :
Le poste est proposé à temps complet (100 %), dans le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou des attachés territoriaux.
Une permanence le samedi matin, organisée par roulement, est prévue dans le fonctionnement du service. Une disponibilité particulière est également attendue lors des périodes électorales.
Votre mission
1- Manager et piloter le service :
Vous êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement quotidien du service. Vous encadrez une équipe de cinq agents, que vous accompagnez dans leurs missions et dans leur montée en compétences.
Vous assurez notamment :
• L’encadrement, l’animation et l’évaluation des agents ;
• L’organisation du planning, des roulements et de la répartition des tâches ;
• La coordination et le suivi de l’activité du service ;
• La mise en œuvre des orientations de la collectivité dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement et du cimetière ;
• L’accompagnement des agents dans leur montée en compétences ;
• L’optimisation des procédures et l’amélioration continue du fonctionnement du service ;
• La modernisation et la dématérialisation des pratiques ;
• La conception et la mise à jour des fiches de procédures et documents de référence.
Vous êtes également force de proposition pour faire évoluer l’organisation du service et améliorer la qualité du service public rendu aux habitants.
En tant que responsable du service, vous êtes un véritable référent dans les domaines relevant de l’état civil. Vous veillez au respect des règles et procédures et assurez la sécurisation administrative, technique et juridique des dossiers.
Vous supervisez notamment :
• La tenue des registres et les relations avec le Parquet ;
• Les mariages et les auditions ;
• Les PACS et les reconnaissances ;
• Les dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports ;
• L’accueil et l’information des administrés ;
• Le suivi des situations nécessitant une expertise ou une attention particulière.
Vous assurez une veille juridique et réglementaire constante afin d’anticiper les évolutions et d’en garantir l’application au sein du service. Vous actualisez la documentation de référence et veillez à la diffusion des évolutions réglementaires auprès de l’équipe.
2- Préparer et organiser les élections
Vous êtes chargé(e) de coordonner l’organisation des différents scrutins et de veiller au respect des procédures électorales.
À ce titre, vous assurez notamment :
• La préparation et le suivi des opérations électorales ;
• Le visa des demandes d’inscription et de radiation sur les listes électorales avant transmission au REU ;
• Le renseignement et l’accompagnement des administrés, en lien avec l’agent référent ;
• La coordination avec les services et partenaires mobilisés lors des scrutins.
Les périodes électorales nécessitent une disponibilité et une capacité d’adaptation renforcées, afin de garantir le bon déroulement des opérations.
3- Superviser la gestion du cimetière municipal
Vous assurez, en lien avec l’agent référent, le suivi administratif et réglementaire du cimetière municipal.
Vos missions portent notamment sur :
• Les inhumations et les exhumations ;
• La gestion des concessions ;
• Les procédures de reprise de concessions ;
• Le suivi des travaux et interventions dans le cimetière ;
• Le suivi administratif des décès ;
• Les relations avec les familles et les professionnels du secteur funéraire.
Ces missions nécessitent une grande rigueur, mais également écoute, discrétion et tact, compte tenu de la nature des situations rencontrées.
4- Assurer le suivi administratif du service
Votre rôle comprend également une dimension administrative et budgétaire. Vous participez à la préparation et au suivi du budget du service et assurez le suivi du recensement citoyen en lien avec la coordinatrice.
Vous pouvez également être amené(e) à assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et à les accompagner dans leurs démarches.
Un poste au cœur d’un réseau de partenaires.
La richesse de ce poste réside également dans la diversité de vos interlocuteurs.
Au quotidien, vous travaillez en lien étroit avec les services de la Ville et du CCAS, notamment la police municipale, les responsables et directeurs de services ainsi que les élus référents.
Vous êtes également en relation avec de nombreux partenaires institutionnels et professionnels : Préfecture, Tribunaux, Parquet, gendarmerie, Service National, Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, consulats, Trésor Public, notaires, entreprises de pompes funèbres, mairies et autres collectivités, ainsi qu’avec les administrés.
Votre capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à transmettre une information fiable et à instaurer une relation de confiance sera donc essentielle.
Vous êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement quotidien du service. Vous encadrez une équipe de cinq agents, que vous accompagnez dans leurs missions et dans leur montée en compétences.
Vous assurez notamment :
• L’encadrement, l’animation et l’évaluation des agents ;
• L’organisation du planning, des roulements et de la répartition des tâches ;
• La coordination et le suivi de l’activité du service ;
• La mise en œuvre des orientations de la collectivité dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement et du cimetière ;
• L’accompagnement des agents dans leur montée en compétences ;
• L’optimisation des procédures et l’amélioration continue du fonctionnement du service ;
• La modernisation et la dématérialisation des pratiques ;
• La conception et la mise à jour des fiches de procédures et documents de référence.
Vous êtes également force de proposition pour faire évoluer l’organisation du service et améliorer la qualité du service public rendu aux habitants.
En tant que responsable du service, vous êtes un véritable référent dans les domaines relevant de l’état civil. Vous veillez au respect des règles et procédures et assurez la sécurisation administrative, technique et juridique des dossiers.
Vous supervisez notamment :
• La tenue des registres et les relations avec le Parquet ;
• Les mariages et les auditions ;
• Les PACS et les reconnaissances ;
• Les dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports ;
• L’accueil et l’information des administrés ;
• Le suivi des situations nécessitant une expertise ou une attention particulière.
Vous assurez une veille juridique et réglementaire constante afin d’anticiper les évolutions et d’en garantir l’application au sein du service. Vous actualisez la documentation de référence et veillez à la diffusion des évolutions réglementaires auprès de l’équipe.
2- Préparer et organiser les élections
Vous êtes chargé(e) de coordonner l’organisation des différents scrutins et de veiller au respect des procédures électorales.
À ce titre, vous assurez notamment :
• La préparation et le suivi des opérations électorales ;
• Le visa des demandes d’inscription et de radiation sur les listes électorales avant transmission au REU ;
• Le renseignement et l’accompagnement des administrés, en lien avec l’agent référent ;
• La coordination avec les services et partenaires mobilisés lors des scrutins.
Les périodes électorales nécessitent une disponibilité et une capacité d’adaptation renforcées, afin de garantir le bon déroulement des opérations.
3- Superviser la gestion du cimetière municipal
Vous assurez, en lien avec l’agent référent, le suivi administratif et réglementaire du cimetière municipal.
Vos missions portent notamment sur :
• Les inhumations et les exhumations ;
• La gestion des concessions ;
• Les procédures de reprise de concessions ;
• Le suivi des travaux et interventions dans le cimetière ;
• Le suivi administratif des décès ;
• Les relations avec les familles et les professionnels du secteur funéraire.
Ces missions nécessitent une grande rigueur, mais également écoute, discrétion et tact, compte tenu de la nature des situations rencontrées.
4- Assurer le suivi administratif du service
Votre rôle comprend également une dimension administrative et budgétaire. Vous participez à la préparation et au suivi du budget du service et assurez le suivi du recensement citoyen en lien avec la coordinatrice.
Vous pouvez également être amené(e) à assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et à les accompagner dans leurs démarches.
Un poste au cœur d’un réseau de partenaires.
La richesse de ce poste réside également dans la diversité de vos interlocuteurs.
Au quotidien, vous travaillez en lien étroit avec les services de la Ville et du CCAS, notamment la police municipale, les responsables et directeurs de services ainsi que les élus référents.
Vous êtes également en relation avec de nombreux partenaires institutionnels et professionnels : Préfecture, Tribunaux, Parquet, gendarmerie, Service National, Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, consulats, Trésor Public, notaires, entreprises de pompes funèbres, mairies et autres collectivités, ainsi qu’avec les administrés.
Votre capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à transmettre une information fiable et à instaurer une relation de confiance sera donc essentielle.
Profil recherché
Vous disposez d’une bonne maîtrise de la réglementation et de la législation applicables aux missions confiées au service, notamment en matière :
• de droit civil et d’état civil ;
• de droit funéraire ;
• de droit électoral ;
• de législation relative aux étrangers ;
• de réglementation applicable aux collectivités territoriales.
Vous êtes en mesure d’assurer une veille sur l’évolution de ces réglementations et d’en traduire les conséquences concrètes dans les pratiques du service.
Vous maîtrisez par ailleurs les outils informatiques nécessaires à votre activité et êtes à l’aise avec les outils bureautiques.
Une expérience en collectivité territoriale, notamment dans les domaines de l’état civil, des élections, des formalités administratives ou des affaires générales, serait appréciée. Une expérience en management ou en coordination d’équipe constitue également un atout.
Et surtout, vous êtes...
Nous recherchons une personne qui saura conjuguer expertise, sens du service public et qualités humaines.
Vous êtes :
• à l’aise dans le management et l’animation d’équipe ;
• organisé(e), rigoureux(se) et ponctuel(le) ;
• capable de gérer les priorités et de faire preuve de réactivité ;
• disponible, notamment lors des périodes électorales ;
• doté(e) de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
• à l’écoute et capable de faire preuve de diplomatie ;
• discret(ète) et attaché(e) au respect de la neutralité du service public ;
• force de proposition et capable d’initier des projets ;
• attentif(ve) à la qualité du service rendu aux habitants.
Vous appréciez les missions polyvalentes, le travail en équipe et les environnements dans lesquels il faut à la fois savoir décider, accompagner et sécuriser.
• de droit civil et d’état civil ;
• de droit funéraire ;
• de droit électoral ;
• de législation relative aux étrangers ;
• de réglementation applicable aux collectivités territoriales.
Vous êtes en mesure d’assurer une veille sur l’évolution de ces réglementations et d’en traduire les conséquences concrètes dans les pratiques du service.
Vous maîtrisez par ailleurs les outils informatiques nécessaires à votre activité et êtes à l’aise avec les outils bureautiques.
Une expérience en collectivité territoriale, notamment dans les domaines de l’état civil, des élections, des formalités administratives ou des affaires générales, serait appréciée. Une expérience en management ou en coordination d’équipe constitue également un atout.
Et surtout, vous êtes...
Nous recherchons une personne qui saura conjuguer expertise, sens du service public et qualités humaines.
Vous êtes :
• à l’aise dans le management et l’animation d’équipe ;
• organisé(e), rigoureux(se) et ponctuel(le) ;
• capable de gérer les priorités et de faire preuve de réactivité ;
• disponible, notamment lors des périodes électorales ;
• doté(e) de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
• à l’écoute et capable de faire preuve de diplomatie ;
• discret(ète) et attaché(e) au respect de la neutralité du service public ;
• force de proposition et capable d’initier des projets ;
• attentif(ve) à la qualité du service rendu aux habitants.
Vous appréciez les missions polyvalentes, le travail en équipe et les environnements dans lesquels il faut à la fois savoir décider, accompagner et sécuriser.
Autres informations
Non renseignées