Gestionnaire des instances médicales

Garantir un accueil téléphonique et physique optimum :
• Renseigner, conseiller et assister les Collectivités et Etablissements publics concernant toutes questions relatives au Conseil Médical
• Assurer le secrétariat téléphonique du service
• Etre à l’écoute
• Formuler des réponses claires et concises
• Garantir un accueil toujours courtois et posé
• Accueillir le public avec amabilité,
• S’exprimer clairement oralement et par écrit,
• Reformuler les demandes,
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents
• Prendre les renseignements et rappeler
• Réorienter les appels téléphoniques si nécessaire

Prendre en charge le secrétariat administratif :
• Procéder à l’enregistrement du courrier
• Créer le dossier médical de l’agent et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation
• Rédiger et expédier les convocations
• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers et compte-rendu
• Faire des observations et proposer des améliorations de l’existant
• Classer et archiver les dossiers et documents dans la GED
• Rendre compte des travaux au responsable de service
• Rédiger et proposer les avis lors des séances

Savoirs :

• Connaissance du milieu médical
• Connaissance de la législation en vigueur au Conseil Médical
• Connaissance de base du statut de la Fonction publique territoriale et de l’environnement territorial
• Maitriser les procédures de service
• Techniques d’accueil et de secrétariat
• Maîtriser les techniques d’écoute
• Maitrise des logiciels et applications de bureautique : WORD, EXCEL, AGIRHE, GED
• Connaître les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
• Connaissances en gestion comptable et administrative
• Méthode de classement et d’archivage
• Maîtrise de l’application VADIM


Savoir être :
• Avoir le sens du service public
• Aisance relationnelle
• Patience
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Diplomatie
• Grande Discrétion
• Réactivité
• Priorisation
• Travail en équipe