Instructeur APA H/F

Rattaché(e) au chef du service instruction PA/PH, vous aurez pour missions , l'instruction des demandes d'aides aux personnes âgées à domicile.

Instruction des demandes d’APA à domicile du Département et hors Département :
- Vérifier la complétude du dossier, de la compétence territoriale (domicile de secours).
- Réorienter les dossiers relevant de la compétence des caisses de retraite.
- Enregistrer toutes les étapes de l’instruction des demandes (1ères demandes, renouvellements, révisions) dans le logiciel métier (Genesis), transmission des éléments au référent social APAD pour visite à domicile, inscription du dossier pour validation des plans d’aide et décisions.
- Vérifier que l’instruction du dossier respecte les procédures en cours.
- Contrôler et saisir les plans d’aide après évaluation du référent social (1ères demandes, renouvellements, révisions, technicothèque, APA d’urgence).
- Inscrire les propositions de plans d’aide et les décisions à la validation technique.
- Mettre sous pli et envoyer aux destinataires les propositions de plans d’aide et les décisions.

Paiement des aides techniques et des prestations diverses : vérifier les justificatifs et paiement des prestations sur facture en lien avec les comptables : accueil temporaire, accueil de jour, répit/relais de l’aidant, aides techniques, APA/conférence des financeurs, aménagement du logement.

Instruction administrative des APA d’urgence : procéder à la saisie du plan d’aide et effectuer la mise en paiement des droits ouverts (sous 48h).

Instruction administrative des demandes liées au dispositif de la Technicothèque : traiter administrativement les demandes d’aides techniques transmises par le pôle évaluation et l’ergothérapeuthe.

Gestion des évènements du dossier d’APAD :
- Saisir et enregistrer les évènements du dossier familial (hospitalisation, entrée en EHPAD, sortie du Département, décès).
- Procéder au transfert du dossier en cas de déménagement vers un autre Département.
- Procéder à la suspension des paiements le cas échéant.
- Gérer les alertes (échéance de dossier, dossiers non valisés, pièces manquantes, commission etc.)
- Numériser, transférer et classer les nouveaux documents dans la GED.

Accueil téléphonique des bénéficiaires et gestion des mails :
- Procéder à l’accueil téléphonique des bénéficiaires ayant un dossier en cours., de leur famille, des services d’aide à domicile (SAAD), des mandataires judiciaires, des services sociaux des hôpitaux, des Ehpad.
- Procéder au traitement des mails des familles ou des partenaires concernant des dossiers en cours.

Evolution des procédures :
- Participer activement à l’évolution des procédures (groupes de travail), à l’amélioration des pratiques.
- Signaler au chef de service les anomalies administratives et informatiques.

Absence d’un agent, nouveaux arrivants : exécuter ponctuellement certaines tâches d’un collègue en congés ou absent : gestion des appels, clôture des mesures ; enregistrement des hospitalisations, tri du courrier, gestion des APA d’urgence.