Secrétaire de direction (h/f)

Au sein de la Direction déléguée aux Systèmes d'Information, vous serez en charge d'assurer l'assistanat de la direction ainsi que les fonctions de correspondant RH de proximité.

Vos missions principales seront :

* Le secrétariat bureautique :
- Vous tiendrez à jour l'agenda des responsables, avec prises de rendez-vous et suivi de mails ;
- Vous préparerez et organiserez des réunions thématiques ;
- Vous recueillerez, trierez et distribuerez le courrier aux personnes concernées, l'enregistrerez de manière informatique et traiterez les courriers avec le logiciel dédié ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique, filtrerez et orienterez les appels et prendrez des messages ;
- Vous assurerez l'accueil physique des personnes ayant rendez-vous et les orienterez vers les interlocuteurs concernés ;
- Vous recueillerez et suivrez les dossiers de stagiaires et apprentis ;
- Vous mettrez en forme des dossiers, des documents de présentation, ou des indicateurs d'activités ;
- Vous gérerez l'économat de la direction ;
- Vous suivrez le circuit des parapheurs et vérifierez les signataires ;
- Vous réaliserez le classement et l'archivage ;
- Vous gérerez les certificats électroniques (enregistrement, traitement et suivi) ;
- Vous suivrez les délibérations de la direction (création et mise en circuit des éléments via le logiciel dédié).

* Le rôle de correspondant RH de proximité :
- Vous gérerez les dossiers du personnel de la direction ;
- Vous suivrez les congés et les absences des agents ;
- Vous suivrez les pointages et gérerez les heures supplémentaires ;
- Vous récupèrerez et distribuerez les titres restaurants ;
- Vous diffuserez les informations relatives aux formations ;
- Vous suivrez les ordres de mission et états de frais d'y rattachant ;
- Vous programmerez les évaluations annuelles ;
- Vous suivrez les convocations de la médecine professionnelle ;
- Vous suivrez les demandes de télétravail des agents de la direction.