Secrétaire d'encadrement (H/F)

Vous aimez quand tout est à sa place, quand l’information circule bien et quand les équipes peuvent compter sur quelqu’un de fiable. Vous appréciez travailler au cœur de l’action, là où les décisions se préparent et où l’organisation fait toute la différence. Si vous vous reconnaissez dans ce rôle de pivot discret mais indispensable, ce poste pourrait bien vous correspondre. Ici, vous n’êtes pas « juste » secrétaire. Vous êtes un véritable appui pour l’encadrement et un repère pour la délégation.

Chef de file de l’action sociale, de la protection de la petite enfance à l’accompagnement du grand âge en passant par l’insertion des personnes éloignées de l’emploi, le département de l'Orne cultive les valeurs d’entraide, de partage et de solidarité pour ses 280 000 habitants.

La préservation du cadre de vie est aussi un des piliers de l’action du département avec la mise en valeur de son environnement au travers de ses espaces naturels sensibles mais aussi le bien-être et l’éveil de tous en investissant massivement dans ses collèges, la culture pour tous et les nombreux loisirs comme son important réseau de voies vertes.

Vivre et travailler pour l’Orne c’est se rendre utile au plus grand nombre, tout en s’assurant un cadre de vie plein d’équilibre avec une large palette de métiers ouverts à tous.

Vous rejoignez le Pôle Solidarités, au sein de la délégation territoriale d’action sociale d’Argentan. Vous travaillez en lien direct avec l’équipe d’encadrement, dans un environnement où la confiance, la coopération et la continuité de service sont essentielles. Votre rôle consiste à faciliter le quotidien des cadres pour leur permettre de se concentrer sur leurs missions stratégiques et opérationnelles.

Une grande partie de votre activité est dédiée au secrétariat de l’équipe d’encadrement. Vous assurez l’accueil téléphonique et physique, avec une posture professionnelle et rassurante, aussi bien pour les partenaires que pour les agents. Vous organisez et planifiez les réunions et rendez-vous des cadres, en jonglant avec les agendas et les priorités. Vous réalisez des travaux de bureautique variés, comme la rédaction de courriers ou de comptes rendus, et vous assurez la tenue et la mise à jour des tableaux de bord de la délégation, véritables outils de pilotage au quotidien.

Vous êtes également un acteur clé de la gestion administrative du personnel de la délégation et de l’intendance. Vous gérez les plannings, les congés via Octime, la réception, le traitement et la diffusion des informations aux agents. Vous participez à l’organisation de l’accueil des nouveaux arrivants, afin qu’ils prennent rapidement leurs marques. Vous assurez la réception, la gestion et la remise des chèques déjeuner, ainsi que la commande et le suivi des fournitures, qu’il s’agisse de mobilier ou de travaux.

Votre mission contribue plus largement au bon fonctionnement global de la délégation. Vous planifiez, organisez et participez à des réunions, dont vous rédigez les comptes rendus. Vous échangez régulièrement avec l’équipe d’encadrement sur le fonctionnement du service, l’évaluation et la régulation des sollicitations adressées aux cadres. Vous gérez le courrier de la délégation, traitez et diffusez les informations diverses. Vous assurez des remplacements dans le cadre de la continuité de service, que ce soit à l’accueil physique, téléphonique ou sur des missions de secrétariat auprès des professionnels. Vous participez enfin aux rencontres des secrétaires d’encadrement, moments d’échanges de pratiques et de montée en compétences.

Le poste est pérenne, en CDI, à temps plein, basé à Argentan. Des déplacements fréquents sont à prévoir. Le respect du secret professionnel fait partie intégrante de votre quotidien.