Secrétaire général de mairie (h/f)
Emploi COMCO DU VAL D'AMOUR
58 Grande Rue, 39380 Chamblay, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Située dans le département du Jura, sur la commune de Chamblay, entre Besançon (45km), Dole (25km) et Lons-le-Saunier (45km), sur un territoire de 24 communes, la Communauté de communes du Val d'Amour recrute un/une secrétaire de mairie (h/f) pour les communes de La Loye, Villeneuve d'Aval et Pagnoz, à raison de 35h00/semaine.
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Gestion du courrier :
* Enregistrement et gestion du courrier « arrivé » et « départ », transmission aux services concernés après validation du Maire,
- Gestion de la ″boite mail″ de la mairie,
- Appui au Maire et aux adjoints :
* Gestion des rendez-vous du maire
* Gestion administrative des dossiers du maire
*Création et mise à jour de procédures pour les élus,
- Gestion financière :
* Gestion des dépenses et recettes
* Elaboration du budget
* Suivi en lien avec la trésorerie
* Facturation (saisie des mandats et émission des titres pour les logements communaux et le gymnase).
- Gestion des indemnités de fonction pour les élus
- Gestion des affaires « courantes » :
* Gestion des inscriptions à l’école, des cartes de transport scolaire, des cartes avantages jeunes, etc.
* Affichage des documents publics,
* Interface entre les administrés et les autorités compétentes en matière de documents et autorisations d’urbanisme,
* Coordination du recensement et des agents recenseurs,
* Inscription des jeunes de 16 ans pour le recensement citoyen,
* Gestion du cimetière,
* Gestion des opérations d’attribution, renouvellement et reprise de concessions funéraires,
* Gestion des assurances de la commune et rédaction de déclarations de sinistres le cas échéant,
* Enregistrement des déclarations de récoltes de vins et de stocks,
- Gestion des instances :
* Organisation des conseils municipaux (envoi des convocations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus etc.),
* Rédaction des délibérations pour le Maire,
* Envoi des convocations et établissement des feuilles d’émargement pour les différentes commissions, réservation de salles le cas échéant,
- Organisation des élections :
* Suivi, mise à jour et transmission en Préfecture des listes électorales,
* Gestion des « inscrits d’office »,
* Elaboration des cartes électorales le cas échéant,
* Réception et gestion des procurations,
* Préparation du scrutin,
* Rédaction des procès-verbaux post-élections et transmission en Préfecture,
- Assistance auprès des élus le cas échéant,
- Toute autre mission confiée par le ou les supérieur(s) hiérarchique(s).
- Gestion du courrier :
* Enregistrement et gestion du courrier « arrivé » et « départ », transmission aux services concernés après validation du Maire,
- Gestion de la ″boite mail″ de la mairie,
- Appui au Maire et aux adjoints :
* Gestion des rendez-vous du maire
* Gestion administrative des dossiers du maire
*Création et mise à jour de procédures pour les élus,
- Gestion financière :
* Gestion des dépenses et recettes
* Elaboration du budget
* Suivi en lien avec la trésorerie
* Facturation (saisie des mandats et émission des titres pour les logements communaux et le gymnase).
- Gestion des indemnités de fonction pour les élus
- Gestion des affaires « courantes » :
* Gestion des inscriptions à l’école, des cartes de transport scolaire, des cartes avantages jeunes, etc.
* Affichage des documents publics,
* Interface entre les administrés et les autorités compétentes en matière de documents et autorisations d’urbanisme,
* Coordination du recensement et des agents recenseurs,
* Inscription des jeunes de 16 ans pour le recensement citoyen,
* Gestion du cimetière,
* Gestion des opérations d’attribution, renouvellement et reprise de concessions funéraires,
* Gestion des assurances de la commune et rédaction de déclarations de sinistres le cas échéant,
* Enregistrement des déclarations de récoltes de vins et de stocks,
- Gestion des instances :
* Organisation des conseils municipaux (envoi des convocations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus etc.),
* Rédaction des délibérations pour le Maire,
* Envoi des convocations et établissement des feuilles d’émargement pour les différentes commissions, réservation de salles le cas échéant,
- Organisation des élections :
* Suivi, mise à jour et transmission en Préfecture des listes électorales,
* Gestion des « inscrits d’office »,
* Elaboration des cartes électorales le cas échéant,
* Réception et gestion des procurations,
* Préparation du scrutin,
* Rédaction des procès-verbaux post-élections et transmission en Préfecture,
- Assistance auprès des élus le cas échéant,
- Toute autre mission confiée par le ou les supérieur(s) hiérarchique(s).
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES TECHNIQUES :
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’information et de communication : répondre aux appels téléphoniques et/ou aux mails, filtrer les appels, prendre des messages, accueillir le public, etc.
- Savoir gérer les situations de stress,
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie)
- Savoir élaborer et mettre en forme des actes administratifs,
- Savoir hiérarchiser et organiser les réponses aux demandes des usagers,
- Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
- Connaitre les délais et savoir les respecter,
- Savoir rechercher, vérifier et diffuser des informations,
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des services de la collectivité, ainsi que leurs missions,
SAVOIR-ETRE, QUALITES :
- Qualités relationnelles (être aimable, accueillant(e), souriant(e))
- Rigueur et organisation
- Efficacité
- Autonomie et discrétion
- Adaptabilité
- Patience
- Disponibilité
- Réactivité
- Polyvalence
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’information et de communication : répondre aux appels téléphoniques et/ou aux mails, filtrer les appels, prendre des messages, accueillir le public, etc.
- Savoir gérer les situations de stress,
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie)
- Savoir élaborer et mettre en forme des actes administratifs,
- Savoir hiérarchiser et organiser les réponses aux demandes des usagers,
- Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
- Connaitre les délais et savoir les respecter,
- Savoir rechercher, vérifier et diffuser des informations,
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des services de la collectivité, ainsi que leurs missions,
SAVOIR-ETRE, QUALITES :
- Qualités relationnelles (être aimable, accueillant(e), souriant(e))
- Rigueur et organisation
- Efficacité
- Autonomie et discrétion
- Adaptabilité
- Patience
- Disponibilité
- Réactivité
- Polyvalence
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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