Secrétaire (H/F)

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Ouest – Service Aide Sociale à l’Enfance (Zone d’intervention : Saint Louis).
Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de l’aide sociale à l’enfance sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe ASE.

• Orienter et renseigner le public :
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
• Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
- Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
- Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
- Actualiser les répertoires téléphoniques
- Mettre à jour les tableaux de bord
• Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale
• Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
- Rédiger des bordereaux de transmission
- Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
- Réaliser les comptes rendus de réunion
• Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
- Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
• Réceptionner et diffuser des informations :
- Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
• Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :
- Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
- Vérifier les frais de missions des équipes sociales
- Gérer les fournitures du service
• Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, ...)
• Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
• Classer et/ou archiver les dossiers du service