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COMMUNAUTE DE COMMUNES DES LACS ET MONTAGNES DU HAUT-DOUBS
Secrétariat général et accueil
Rue de la Caserne, Les Hôpitaux-Vieux (Doubs (25))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
L’agent d’accueil est le premier interlocuteur des usagers extérieurs et un interlocuteur régulier des agents et des élus de la communauté de communes. En cela il porte toute l’attention qui doit se dégager de l’établissement public vis-à-vis des usagers quels qu’ils soient. La même attention doit être portée à la qualité de l’accueil physique et la qualité de l’accueil téléphonique.
Il assurera également, et en outre, le secrétariat du DGS.
Il assurera également, et en outre, le secrétariat du DGS.
Votre mission
Orienter avec précision les usagers et les prestataires
Gérer les appels téléphoniques,
Gérer le courrier (affranchissement/distribution)
Gère la gestion des salles de réunions, la gestion des plannings, contribue aux demandes des élus et du DGS sur l’accueil du public (exemple café, boissons…)
Dispatcher les courriers et les mails
Réaliser le secrétariat des différentes réunions des Commissions, Bureau, Conseils Communautaires (Convocations, délibérations, décisions, comptes rendus…)
Lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de la légalité
Gestion de l’état des stocks de fournitures administratives mais pas que.
Gestion des bâtiments de la communauté : contrôles périodiques et gestion/suivi des travaux d’entretien
Gérer et suivre le parc de véhicules : contrôle technique, vidanges…
Préparation de dossiers
Réalisation de mailing
Participe à la communication de la Communauté de Communes
Apporter son soutien au DGS en matière de gestion, de communication, d’information et suivi de dossiers
Rechercher des informations via la lecture de documents et/ou bases de données, restitution
Rédaction de notes ou courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords
Organisation d’évènements internes et externes (réservation et préparation des salles, suivi des listes d’invités, commande des buffets, nettoyage…)
Travaux divers de secrétariat….
D’autres missions ponctuelles pourront être confiées
Gérer les appels téléphoniques,
Gérer le courrier (affranchissement/distribution)
Gère la gestion des salles de réunions, la gestion des plannings, contribue aux demandes des élus et du DGS sur l’accueil du public (exemple café, boissons…)
Dispatcher les courriers et les mails
Réaliser le secrétariat des différentes réunions des Commissions, Bureau, Conseils Communautaires (Convocations, délibérations, décisions, comptes rendus…)
Lien avec la Sous-Préfecture pour le contrôle de la légalité
Gestion de l’état des stocks de fournitures administratives mais pas que.
Gestion des bâtiments de la communauté : contrôles périodiques et gestion/suivi des travaux d’entretien
Gérer et suivre le parc de véhicules : contrôle technique, vidanges…
Préparation de dossiers
Réalisation de mailing
Participe à la communication de la Communauté de Communes
Apporter son soutien au DGS en matière de gestion, de communication, d’information et suivi de dossiers
Rechercher des informations via la lecture de documents et/ou bases de données, restitution
Rédaction de notes ou courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
Mise à jour et suivi de tableaux de bords
Organisation d’évènements internes et externes (réservation et préparation des salles, suivi des listes d’invités, commande des buffets, nettoyage…)
Travaux divers de secrétariat….
D’autres missions ponctuelles pourront être confiées
Profil recherché
Comportement bientraitant, respectueux, empathique avec les usagers
Capacite d’adaptation et de remise en question
Bonne capacité d’expression orale et écrite
Capacité d’organiser son travail selon les priorités
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Maitrise de la gestion du standard et de la machine à affranchir
Sens du service public
Capacité d’écoute
Disponibilité
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Capacite d’adaptation et de remise en question
Bonne capacité d’expression orale et écrite
Capacité d’organiser son travail selon les priorités
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Maitrise de la gestion du standard et de la machine à affranchir
Sens du service public
Capacité d’écoute
Disponibilité
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Autres informations
Non renseignées