Un assistant administratif (h/f)

Contexte :
Sous l’autorité du Directeur de l’environnement, l’Assistant (H/F) assure l’ensemble des tâches administratives de la Direction et notamment l’accueil téléphonique des usagers du service, l’organisation et la planification de réunions et rendez-vous de l’équipe et la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.

Dans ce cadre, vous serez chargé des missions suivantes :
1. Accueil téléphonique et physique du service :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer, répondre et/ou transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
2. Organisation et fonctionnement du service
• Organisation et planification de réunions et rendez-vous de l’équipe,
• Suivi des plannings de congés et des absences des agents
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques
• Mise en forme de documents (courriers, tableaux, diaporamas, notes)
• Réception, envoi et suivi des courriers et parapheurs
4. Archivage des dossiers de la Direction
• Archivage des dossiers du service
5. Relations administratives et financières avec les professionnels concernant la gestion de leurs déchets
• Établir les contrats déchets avec les professionnels sur les secteurs couverts par la redevance spéciale
• Émettre la facturation
• Procéder à un suivi financier.
6. Divers
• Participation à la gestion comptable en lien avec le Gestionnaire administratif et financier
• Vérification des devis, réalisation des engagements et des bons de commande,
• Rédaction et suivi d’actes administratifs et financiers,
• Contrôle du service fait, le suivi des factures et de tableaux de bord